Ausschreibungen Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste - D-Frankfurt am Main
Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste.
Dienstleistungen für Geschäftsreisen.
Dokument Nr...: 92416-2006
Veröffentlicht: 06.05.2006
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BEKANNTMACHUNG
Dienstleistungsauftrag
ABSCHNITT I: ÖFFENTLICHER AUFTRAGGEBER
I.1) NAME, ADRESSEN UND KONTAKTSTELLE(N): KfW, Palmengartenstraße 5-9,
D-60325 Frankfurt am Main. Tel. +49/(0)69/7431-3645. E-Mail:
vergabestelle@kfw.de. Fax +49/(0)69/7431-3106.
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse des Auftraggebers: www.kfw.de.
Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen.
Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich
Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches
Beschaffungssystem) sind erhältlich bei: den oben genannten
Kontaktstellen.
Angebote/Teilnahmeanträge sind zu richten an: die oben genannten
Kontaktstellen.
I.2) ART DES ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERS UND HAUPTTÄTIGKEIT(EN):
Einrichtung des öffentlichen Rechts.
ABSCHNITT II: AUFTRAGSGEGENSTAND
II.1) BESCHREIBUNG
II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber:
Reisebüro-Dienstleistungen für Geschäftsreisen.
II.1.2) Art des Auftrags sowie Ort der Ausführung, Lieferung bzw.
Dienstleistung: Dienstleistung.
Dienstleistungskategorie: Nr. 20.
Hauptort der Dienstleistung: Frankfurt am Main
NUTS-Code: DE712.
II.1.5) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens: Ziel
der Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag über die Erbringung von
Reisebüro-Dienstleistungen zur reibungslosen und wirtschaftlichen
Abwicklung von Geschäftsreisen für die beschäftigten Mitarbeiter der KfW
einschließlich Tochtergesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung sowie der
in- und ausländischen Besucher. Die Leistungen des Reisebüros sind für
alle Standorte zentral zu erbringen, wofür ein Travel Center (Implant) im
KfW Verwaltungsgebäude in Frankfurt/Main einzurichten ist. In
Einzelfällen ist eine persönliche Bedienung z.B. über standortnahe
Reisebüros auch an den KfW-Standorten in Bonn und Berlin zu gewährleisten.
Der Rahmenvertrag soll zunächst für die Dauer von zwei Jahren
abgeschlossen werden. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils
ein weiteres Jahr, längstens jedoch um insgesamt zwei Jahre (31.12.2010),
wenn der Vertrag nicht 6 Monate vor Vertragsende von einer der beiden
Parteien gegenüber der jeweils anderen Partei schriftlich gekündigt wird.
Die angegebenen Preise sind für die gesamte Vertragslaufzeit
festgeschrieben.
II.1.6) Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV): 63510000,
74877000.
II.1.7) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA): Ja.
II.1.8) Aufteilung in Lose: Nein.
II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig: Nein.
II.2) MENGE ODER UMFANG DES AUFTRAGS
II.2.1) Gesamtmenge bzw. -umfang: Der Auftragnehmer erbringt alle im
Zusammenhang mit Flug, Bahn, Hotel und Mietwagen-Buchungen und
Umbuchungen üblichen Leistungen eines qualifizierten Reisebüros für
Geschäftsreisen unter Beachtung der gültigen Reisekostenordnung sowie der
von der KfW abgeschlossenen Verträge.
Das nachfolgende Mengengerüst auf Jahresbasis 2005 dient zur Orientierung
und beinhaltet keine Beauftragung in dem genannten Umfang, dieser richtet
sich nach der tatsächlichen Inanspruchnahme.
Das gesamte Flugvolumen betrug im Jahre 2005 EUR 8.376.960 mit den
folgenden Streckenanteilen: Inland EUR 1.786.960 mit 5.067 Transaktionen,
Europa (ohne Inland) EUR 1.860.551 mit 2.172 Transaktionen und
Interkontinental EUR 4.728.801 mit 1.810 Transaktionen.
Das Bahnvolumen mit Fahrscheinen inkl. Reservierungen und sonstige
Leistungen betrug EUR 745.848 mit 5.698.Transaktionen (bzw. 14.540
Transaktionen inklusive Reservierungen und sonstigen Leistungen).
Das über das Reisebüro abgewickelte Hotelvolumen betrug EUR 661.056 mit
5.261 Transaktionen zuzüglich ca. 20% Direktbuchungen bei Hotels.
Das über das Reisebüro abgewickelte Mietwagenvolumen belief sich auf EUR
55.085 mit 399 Transaktionen, wobei etwa 2% an direkten Buchungen bei den
Vermietern hinzukommen.
II.2.2) Optionen: Ja.
Beschreibung der Optionen: - Der Vertrag verlängert sich automatisch um
jeweils ein weiteres Jahr, längstens jedoch um insgesamt zwei Jahre
(31.12.2010), wenn der Vertrag nicht 6 Monate vor Vertragsende von einer
der beiden Parteien gegenüber der jeweils anderen Partei schriftlich
gekündigt wird
- Der Bewerber gibt bei Angebotsabgabe an, ob er über ein
internetbasiertes Online-Informationssystem für Flüge, Bahn und Hotels
verfügt, das vom AG genutzt werden kann. Die Nutzung eines entsprechenden
Online-Informationssystems durch den AG erfolgt optional.
- Der mit Zuschlagserteilung zwingend für die Leistung bereitzustellende
Key-Account-Manager kann neben zu erbringenden Kernleistungen gemäß
Lastenheft für weitere Leistungen (Prozessanalysen, Reisekostenanalysen
o.ä.) beauftragt werden. Die Beauftragung dieser Zusatzleistung erfolgt
bei Bedarf und wird separat vergütet.
II.3) VERTRAGSLAUFZEIT BZW. BEGINN UND ENDE DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG:
Beginn: 1.1.2007. Ende: 31.12.2008.
ABSCHNITT III: RECHTLICHE, WIRTSCHAFTLICHE, FINANZIELLE UND TECHNISCHE
INFORMATIONEN
III.1) BEDINGUNGEN FÜR DEN AUFTRAG
III.1.2) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen bzw. Verweis
auf die maßgeblichen Vorschriften (falls zutreffend): Die Vergütung des
AN erfolgt durch eine Ticket Fee für jedes gebuchte Flug- und Bahnticket
(Fahrschein inkl. Reservierungen), die auch evtl. Umbuchungen beinhaltet
und sowohl für ETIX als auch für Papiertickets gilt, und eine Storno Fee
für jede Stornierung/Erstattung eines Flug- und Bahntickets. Die
Berechnung und Bezahlung der Fees wird zusammen mit dem jeweiligen Ticket
bzw. der Gutschrift über den AirPlus Company Account des Auftraggebers
vorgenommen.
Die Vergütung jeder Hotel- und Mietwagenreservierung einschließlich
eventueller Umbuchungen und Stornierungen hat durch eine Service Fee zu
erfolgen. Diese wird jeweils am Quartalsende in Form einer Sammelrechnung
mit Angabe der Namen der einzelnen Reisenden und der jeweiligen
Kostenstellen eingereicht. Die Detailauflistung ist gleichzeitig als
elektronische Datei (z. B. Excel) zur Verfügung zu stellen.
Die zu leistende Bereitstellung des Reporting-Systems und die monatliche
Bereitstellung von definierten Standardreports durch den Auftragnehmer
und die Nutzung durch den Auftraggeber wird mit einer Reporting Fee am
Quartalsende pauschal berechnet.
Eventuelle Provisionserträge, die der Auftragnehmer bei Leistungsträgern
möglicherweise erzielen kann, fließen nicht als Rückerstattung an den
Auftraggeber sondern verbleiben beim Auftragnehmer. Dies muss sich jedoch
bei der Kalkulation der Service Fees niederschlagen.
III.1.3) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben
wird: Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen
Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt
ist, - in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die
Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem
Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
- dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
III.2) TEILNAHMEBEDINGUNGEN
III.2.1) Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der
Auflagen zu überprüfen: Die Nichtvorlage der geforderten Angaben führt
zum Ausschluss des Teilnahmeantrages, bei Bewerber-/Bietergemeinschaften
sind die jeweiligen Nachweise von jedem Mitglied der
Bewerber-/Bietergemeinschaft gesondert vorzulegen.
Eigenerklärung des Bewerbers, dass Angehörige der Geschäftsleitung in den
letzten zwei Jahren nicht wegen illegaler Beschäftigung von
Arbeitskräften verurteilt und keine schwere Verfehlung begangen wurde,
die die Zuverlässigkeit des Bewerbers in Frage stellt.
Kurzdarstellung des Unternehmens des Bewerbers mit Angaben z. B. über
dessen gesamtes Serviceangebot, den Schwerpunkt seiner
Geschäftstätigkeit, die Bedeutung des Geschäftsfeldes Business Travel in
dessen Portfolio, die Unternehmensorganisation (Firmensitz,
Geschäftsfelder, wichtigste Standorte) und Angaben zur Eigentümerstruktur
(max ca. zwei DIN A 4 Seiten)
Rechtslage - Geforderte Nachweise:
Die Nichtvorlage der geforderten Angaben führt zum Ausschluss des
Teilnahmeantrages, bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die jeweiligen
Nachweise von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft gesondert
vorzulegen.
Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach § 150 Gewerbeordnung, der den
aktuellen Eintragungsstand wiedergibt bzw. Nachweis der Beantragung und
umgehende Nachreichung des Auszuges (für ausländische Bewerber
gleichwertige Bescheinigung).
Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe
der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des
Vertragsstaats des EWR-Abkommens, in dem er ansässig ist, eingetragen ist
(zum Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist nicht älter als sechs Monate).
III.2.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Angaben und
Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu
überprüfen: Die Nichtvorlage der geforderten Angaben führt zum Ausschluss
des Teilnahmeantrages, bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die
jeweiligen Nachweise von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft
gesondert vorzulegen.
Eigenerklärung des Bewerbers oder Bescheinigung der zuständigen Behörde
oder Stelle des betreffenden Mitgliedsstaates, dass der Bewerber seine
Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie von Beiträgen zur
gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat;
Eigenerklärung des Bewerbers, aus der hervorgeht, dass über das Vermögen
des Bewerbers weder das Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares
gesetzliches Verfahren eröffnet, die Eröffnung beantragt oder dieser
Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht
in Liquidation befindet (die Anforderung eines entsprechenden Nachweises
bleibt vorbehalten)
Eigenerklärung des Bewerbers, aus der der aktuelle Gesamtumsatz des
letzten Geschäftsjahres des Unternehmens hervorgeht mit Angabe des
anteiligen Business Travel Umsatz im Firmendienst; Mindestanforderung:
Mindestumsatz des Bewerbers im Bereich Business Travel (ohne
Urlaubsreisen) im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr: Euro 15 Mio.
Vorlage einer Erklärung einer Versicherungsgesellschaft oder der Nachweis
einer bestehenden ungekündigten Versicherung, dass der Bewerber über eine
Haftpflichtversicherung zur Deckung von
- Personen- und Sachschäden in Höhe von jeweils bis zu 1,0 Mio. Euro je
Schadensereignis, jedoch mindestens bis zu 2,0 Mio. Euro pro Jahr
- Vermögensschaden in Höhe von bis zu 25,0 TEUR je Schadensereignis,
insgesamt jedoch mindestens bis 50,0 TEUR pro Jahr
verfügt oder eine solche bei Zuschlagserteilung erhalten wird.
III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit: Angaben und Formalitäten, die
erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Die
Nichtvorlage der geforderten Angaben führt zum Ausschluss des
Teilnahmeantrages, bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die jeweiligen
Nachweise von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft gesondert
vorzulegen.
Darstellung des Bewerbers, aus der die derzeitige Anzahl der Mitarbeiter
im Gesamtunternehmen hervorgeht mit zwingender Angabe der anteiligen
deutschsprachigen, fest angestellten Mitarbeiter im Bereich Business
Travel (nur qualifizierte Reisebüro-Kaufleute mit mindestens 3 Jahren
Berufserfahrung), Mindestanforderung: mehr als 10 Mitarbeiter im Bereich
Business Travel im Raum Rhein-Main, weitere Mitarbeiter in den Räumen
Köln/Bonn und Berlin
Darstellung, dass eine ausreichende Personalreserve von deutschsprachigen
festangestellten Mitarbeitern für Business Travel Services vorgehalten
wird (unter Angabe der Anzahl der Ersatzpersonale und dem jeweiligen
Standort), wie im Falle eines kurzfristigen Ersatzbedarfs ein
Reservemitarbeiter innerhalb von maximal vier Stunden (gerechnet vom
Bekanntwerden des Personalbedarfs bis zum Erscheinen im Travel Center)
von seinem regulären Arbeitsplatz zum Implant in Frankfurt gelangen kann
und wie in Einzelfällen eine persönliche Bedienung auch an den
KfW-Standorten Berlin und Bonn sichergestellt wird.
Kurzbeschreibung des Qualitätsmanagements des Bewerbers (max. eine halbe
DIN A 4 Seite) mit Angaben zu
- bestehenden Zertifizierungen (Kopien der Zertifikate bitte beifügen)
und/oder
- durchschnittliche Anzahl von berufsqualifizierenden Trainingstagen pro
Jahr für einen Firmendienst-Mitarbeiter im Business Travel
Bennennung von Referenzen des Bewerbers, die nach Art und Umfang mit der
zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, insbesondere hinsichtlich des
geforderten Implant-Services bei Unternehmen, unter Nennung der
jeweiligen Ansprechpartner mit Kontaktinformationen. Bitte stets
vermerken, inwieweit es sich um Referenzen mit oder ohne Implant-Service
handelt. (max. eine halbe DIN A 4 Seite);
Mindestanforderung: drei Referenzen.
III.3) BESONDERE BEDINGUNGEN FÜR DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE
III.3.1) Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen
Berufsstand vorbehalten: Nein.
III.3.2) Juristische Personen müssen die Namen und die berufliche
Qualifikation der Personen angeben, die für die Ausführung der
betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen: Nein.
ABSCHNITT IV: VERFAHREN
IV.1) VERFAHRENSART
IV.1.1) Verfahrensart: Nichtoffenes Verfahren.
IV.1.2) Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden: Geplante Zahl der
Wirtschaftsteilnehmer 5.
IV.2) ZUSCHLAGSKRITERIEN
IV.2.1) Zuschlagskriterien: Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug
auf die nachstehenden Kriterien:
1. Gesamtpreis (Gewichtung 60%).
2. Erfüllungsgrad Serviceleistungen (Gewichtung 32%).
3. Erfüllungsgrad Reportingleistungen (Gewichtung 8%).
IV.3) VERWALTUNGSINFORMATIONEN
IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber: Vgst 63/2004.
IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Verdingungs-/Ausschreibungs- und
ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung
IV.3.4) Schlusstermin für den Eingang der Angebote bzw.
Teilnahmeanträge: 12.6.2006 - 12:00.
IV.3.5) Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe bzw. zur
Teilnahme an ausgewählte Bewerber: 13.7.2006.
IV.3.6) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
verfasst werden können: Deutsch.
IV.3.7) Bindefrist des Angebots: Bis: 31.10.2006.
ABSCHNITT VI: ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN
VI.2) AUFTRAG IN VERBINDUNG MIT EINEM VORHABEN UND/ODER PROGRAMM, DAS
AUS GEMEINSCHAFTSMITTELN FINANZIERT WIRD: Nein.
VI.3) SONSTIGE INFORMATIONEN: Rahmenvertrag: Ja.
Zuschlagskriterien: In der Reihenfolge ihrer Priorität: Ja.
Die Bekanntmachung ist freiwillig: Nein.
VI.4) NACHPRÜFUNGSVERFAHREN/RECHTSBEHELFSVERFAHREN
VI.4.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren: Vergabekammer des
Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, D-53113 Bonn.
VI.4.2) Einlegung von Rechtsbehelfen: Genaue Angaben zu den Fristen für
die Einlegung von Rechtsbehelfen: Vgl.: § 107 ff. GWB.
VI.5) TAG DER ABSENDUNG DIESER BEKANNTMACHUNG: 4.5.2006.
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