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Ausschreibung: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket - DE-Berlin
Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Dokument Nr...: 281631-2019 (ID: 2019061809160671748)
Veröffentlicht: 18.06.2019
*
DE-Berlin: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
2019/S 115/2019 281631
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Legal Basis:
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Dircksenstr. 38
Berlin
10178
Deutschland
Telefon: +49 3024714256
E-Mail: [1]vergabe@wbm.de
Fax: +49 3024713670
NUTS-Code: DE300
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [2]http://www.wbm.de
Adresse des Beschafferprofils: [3]https://my.vergabeplattform.berlin.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[4]https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId
/platformId/2/tenderId/115738
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[5]https://my.vergabeplattform.berlin.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: landeseigenes wohnungswirtschaftliches Unternehmen
I.5)Haupttätigkeit(en)
Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Digitalisierung von Posteingangsdokumenten
Referenznummer der Bekanntmachung: OV 2681-05-2019
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48311000
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische
Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Die digitalisierten
Posteingangsdokumente sollen anschließend weiteren Anwendungen zur
Verfügung stehen, wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches
parallel zu diesem Projekt umgesetzt wird. Zudem sollen postalische
Rechnung durch den Anbieter in ein allgemeingültiges ZUGPFeRD)
umgewandelt werden. Ziel des Projekts ist es, dass:
der Großteil der Post digitalisiert wird,
die digitalisierte Post mit Metadaten an nachfolgende Systeme
weitergegeben werden,
ein Prozess aufgebaut wird, welcher den Austausch von Dokumenten
zwischen WBM und Anbieter ermöglicht.
Hier soll ein Dienstleister gebunden werden, der die Leistungen der
Postöffnung, Vorbereitung und Vorindizierung übernimmt.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300
Hauptort der Ausführung:
Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Siehe Punkt II.1.4
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/01/2020
Ende: 31/12/2022
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Anzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Auf Grundlage der Teilnahmeanträge wird die Eignung aller Bewerber
geprüft und die Auswertung dokumentiert. Damit werden die Bewerber, die
geeignet sind und in der Reihenfolge der Wertung auf den ersten 5
Plätzen im Teilnahmewettbewerb als erste Verfahrensstufe des
Ausschreibungsverfahrens liegen, ermittelt. Wenn mehrere Bewerber
geeignet sind und die gleiche Punktzahl haben, wird gelost.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
Verlängerungsoption um 2 x 2 Jahre
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
1) Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung
für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im
Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige
ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin
bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die
Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK)
nachzuweisen.
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
2) Nachweis einer gültigen Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung;
3) Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare
Leistungen aus den letzten 3 Geschäftsjahren. Die Bewertung ergibt sich
aus der Bewertungsmatrix;
4) Erklärung zu Verknüpfungen (Durch den Bieter ist zu erklären, ob
wirtschaftliche Verknüpfungen zu anderen Unternehmen bestehen. Wenn ja,
sind diese im Bewerberbogen anzugeben).
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto)
des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der
letzten 3 Geschäftsjahre in Höhe von 250 000 EUR
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
5) Erklärung über geeignete Referenzen für die Digitalisierung von
Posteingangsdokumenten und einem durchschnittlich täglichen Scanbedarf
von mehr als 1.000 Dokumenten aus den letzten 3 Jahren mit Angabe des
Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum)
sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Die Bewertung
ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
6) Der Anbieter verfügt über Zertifikate, die ihm einen
qualitativhochwertigen und datenschutzkonformen Scanprozess
bescheinigen. Zusätzlich ist durch den Bieter nachzuweisen, dass die
Anforderungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der
Informationstechnik) TR-03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) erfüllt
werden. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
7) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche und aktuelle
Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte
in den letzten 3 Jahren ersichtlich ist. Die Bewertung ergibt sich aus
der Bewertungsmatrix;
8) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen
als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt;
9) Erklärung zur Anwendung der deutschen Sprache.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Zu 5. Als Mindestbedingungen gilt der Nachweis von mindestens 3
Referenzprojekten, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar
sind. Zwingend erfüllt sein müssen:
1) Bei den Auftraggebern (Referenzen) muss es sich um Unternehmen
handeln, die eine Mitarbeitergröße von mindestens durchschnittlich 40
aufweist;
2) Der täglich Scannbedarf der angegebenen Referenz an einem Wochentag
muss bei mindestens 750 Dokumenten liegen (Die Angabe bezieht sich auf
Dokumente und nicht Seiten, ein Dokument kann aus mehreren Seiten
bestehen.).
Zu 6. Der Anbieter verfügt über gütige Zertifizierungen nach ISO
9001:2000 (Qualitätsmanagement) und 27001 (Informationssicherheit) oder
gleichwertige Zertifizierungen und verpflichtet sich diese
Zertifizierungen über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten.
Zu 7. Angabe von durchschnittlich mindestens 5 festangestellten
Beschäftigten in den letzten 3 Jahren.
Zu 9. Erklärung einer deutschsprachigen Anwenderbetreuung und
Dokumentation inkl. Support
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung,
die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden
abdeckt, mit einer Deckungssumme je Schaden von mindestens 3 000 000
EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal mit einer
zweifachen Maximierung sowie eine Mitversicherung von
Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20 000 EUR und
der Versicherungsschutz nachdem Umweltschadensgesetz zu erbringen.
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
Verhandlungen durchzuführen
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 15/07/2019
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 01/11/2019
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:
1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin
barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die
Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen
über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu
erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung
auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist
kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe
werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische
Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen;
2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 8.7.2019,
10.00 Uhr, schriftlich ausschließlich per E-Mail an [6]vergabe@wbm.de
oder über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der
Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und
dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die
Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten, zum Abruf von aktuellen
Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen
zum Vergabeverfahren täglich folgenden Link zu nutzen.
[7]http://output67.rssinclude.com/output?type=direct&id=384132&hash=89b
205ac71b8f3f09c871188ae9fc68f
3) Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind spätestens zur
Angebotsabgabe einzureichen;
4) Der Bewerber muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen
machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem
Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich
vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu
würdigen;
5) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer
Bewerbergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis
der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die
geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen
(Bewerberbogen_Eignungsleihe);
6) Die Angaben zum Umsatz und Referenzen von Bewerbern und
Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer
Bewerbergemeinschaft können addiert werden;
7) Die Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in
deutscher Sprache einzureichen;
8) Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die
abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche
und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen
ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache
zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu
beglaubigen;
9) Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den
Eigenerklärungen einzureichen.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer des Landes Berlin
Martin-Luther-Str. 105
Berlin
10825
Deutschland
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle
innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei
Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen
ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der
Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb
von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer
schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die
Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per
E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Vergabekammer des Landes Berlin
Martin-Luther-Str. 105
Berlin
10825
Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
13/06/2019
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