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Ausschreibung: Event-Organisation - DE-Berlin
Event-Organisation
Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Dokument Nr...: 178564-2019 (ID: 2019041609431650110)
Veröffentlicht: 16.04.2019
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  DE-Berlin: Event-Organisation
   2019/S 75/2019 178564
   Auftragsbekanntmachung
   Dienstleistungen
   Legal Basis:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Berlin Tourismus & Kongress GmbH
   DE
   Am Karlsbad 11
   Berlin
   10785
   Deutschland
   Kontaktstelle(n): Zentrale Dienste
   E-Mail: [1]beschaffung@visitberlin.de
   Fax: +49 3025002532
   NUTS-Code: DE300
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [2]www.about.visitberlin.de
   I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [3]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYVDN/documents
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [4]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYVDN
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
   Kontaktstellen
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Andere: Tourismusmarketingorganisation
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Andere Tätigkeit: Tourismusmarketing
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Organisation, Koordination und Durchführung des Konferenzformats Q
   BERLIN Questiqns"
   Referenznummer der Bekanntmachung: D-0019/2019 - visitBerlin -
   Konferenzformats "Q BERLIN QUESTIQNS"
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   79952000
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Die Auftraggeberin beabsichtigt, mit der Ausschreibung einen
   Rahmenvertrag für die Organisation, Koordination und Durchführung der Q
   BERLIN Questiqns mit einem professionellen Dienstleister abzuschließen.
   Dabei übernimmt visit Berlin in Zusammenarbeit mit Partnern und
   Kreativen die inhaltliche Konzeption der Veranstaltungen und der
   Konferenz, die entsprechend durch den Auftragnehmer organisiert,
   koordiniert und durchgeführt werden sollen.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   Wert ohne MwSt.: 350 000.00 EUR
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   79950000
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE300
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Leistungen allgemein Q BERLIN Questiqns:
    Budgetverwaltung,
    Beauftragung von Dienstleistern zur Realisierung der Q BERLIN
   Questiqns inkl. Vertragsabwicklungen; die Beauftragung von
   Dienstleistern erfolgt nach Rücksprache mit der Auftraggeberin,
    Koordination sämtlicher an der Q BERLIN Questiqns beteiligter
   Dienstleister,
    Erarbeitung und Umsetzung von Sicherheitskonzepten gemäß öffentlicher
   Auflagen,
    Einholung aller notwendigen Genehmigungen für die Durchführung der Q
   BERLIN Questiqns, dazu zählen bspw. aber nicht ausschließlich
   Brandschutz, temporäre und fliegende Bauten,
    Ticketing,
    Unterstützung bei der Betreuung von Speakern, Partnern und
   Teilnehmern,
    Unterstützung der mit der Projektkommunikation beauftragten Agentur
   bei allen im Zusammenhang mit der Q BERLIN Questiqns stehenden
   Kommunikationsmaßnahmen,
    Branding und Dokumentation (Grafik, Foto durch den Auftragnehmer),
    Konzeption und Produktion von Content nach Abstimmung mit der
   Auftragnehmerin,
    diese Leistungen dürfen ein Maximalbudget von 25 000,00 EUR nicht
   überschreiten (betrifft Angaben im Preisblatt für Ziffer 4.10.).
   Leistungen im Zusammenhang mit den Q IMMERSIQNS:
    Abstimmung und Koordination mit den jeweiligen Veranstaltern bzw.
   Partnern,
    Ablaufkoordination, sowie Erstellung von Produktions- und
   Ablaufplänen,
    Sicherstellung aller technischen Anforderungen und Infrastruktur wie
   Strom, Licht und Ton,
    Umsetzung des Q BERLIN Questiqns Brandings gemäß Toolkits,
    Prüfung der Sicherheitsvorschriften und des Sicherheitskonzepts und
   gegebenenfalls Nachbesserung in Zusammenarbeit mit den Veranstaltern,
    Sicherstellung eines ausreichenden und den Anforderungen der
   Auftraggeberin entsprechenden Caterings in Absprache und zu Kosten der
   Partner,
    Abstimmung, Organisation und gegebenenfalls Durchführung des
   Ticketings und Einladungsmanagements vor Ort (Bereitstellung von
   Eventpersonal/Hostessen/Helfern),
    ggf. Koordination eines Shuttleservice für Speaker (kein Teilnehmer
   Shuttle).
   Leistungen im Zusammenhang mit der Q CQNFERENCE:
    Planung, Beauftragung und Koordination aller Dienstleister inkl.
   Licht-, Bühnen-, Ton- und Videotechnik auf Kosten des Auftragnehmers,
    Organisation der technischen Planung inkl. Videoregie, sowie ggf.
   Live Stream,
    Erstellung eines Nachhaltigkeitskonzepts und Anwendung (bezogen auf
   Ressourcen, Personal, u. ä.),
    Realisierung von Auf- und Abbau,
    Flächenplanung, Raumkonzept und Umsetzung inkl. Bühnen- und Set
   Design in enger Abstimmung mit Auftraggeberin,
    Ausstattung/Set Design (Mobiliar, Dekoration, Pflanzen etc.),
    Erstellung von Produktions- und Ablaufplänen aller Beteiligter,
    Ablauf Koordination, Stage Management,
    Planung und Umsetzung der Partner- und Sponsorenplatzierung,
    Personalmanagement,
    Besuchermanagement und Gästelisten-Betreuung,
    Durchführung von Besucher- und Teilnehmerbefragungen,
    Location,
    Catering,
    Speaker & Partner Get Together.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Die nachstehenden Kriterien
   Qualitätskriterium - Name: persönliche Referenzen / Gewichtung: 30 %
   Qualitätskriterium - Name: Raumkonzept / Gewichtung: 30 %
   Preis - Gewichtung: 40 %
   II.2.6)Geschätzter Wert
   Wert ohne MwSt.: 350 000.00 EUR
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Beginn: 17/06/2019
   Ende: 16/06/2020
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Die Auftraggeberin ist berechtigt (Option), den Rahmenvertrag um ein
   weiteres Jahr, mithin bis zum 16.6.2021 zu verlängern, soweit sie die
   Vertragsverlängerung gegenüber dem Auftragnehmer bis spätestens 3
   Monate vor Ablauf des Leistungszeitraums erklärt.
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Fragen zu den Unterlagen einschließlich aller Anlagen sind
   ausschließlich in Textform über das DTVP bis spätestens 14.5.2019 bis
   12 Uhr zu richten. Die Auftraggeberin wird den Bietern rechtzeitig
   angeforderte Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung
   die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist und die
   formalen Anforderungen gewahrt sind.
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
    Erklärung über Ausschlussgründe gem. §123, 124 GWB,
    Erklärung über die Eintragung im Handelsregister.
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   1) Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung:
    der Bieter versichert, über eine Betriebsftpflichtversicherung mit
   einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 3 Mio. EUR für Personen,
   Sach- und Vermögensschäden zu verfügen. Ein Nachweis der Versicherung
   ist beigefügt (Kopie ist ausreichend). oder
    der Bieter versichert, im Auftragsfall eine entsprechende
   Versicherung abzuschließen.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Es sind mindestens 2 vergleichbare unternehmensbezogene
   Referenzaufträge zu benennen, die in den letzten 5 Jahren vollständig
   erbracht wurden (Mindestanforderung).
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Ein Referenzauftrag ist vergleichbar, wenn er folgende Anforderungen
   erfüllt:
    Umsetzung von Veranstaltungen mit über 450 Teilnehmern,
    Zusammenarbeit mit internationalen Akteuren und Teilnehmern.
   III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Offenes Verfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
   Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
   IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
   Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
   IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
   Bekanntmachungsnummer im ABl.: [5]2016/S 137-247335
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 20/05/2019
   Ortszeit: 12:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 01/07/2019
   IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
   Tag: 20/05/2019
   Ortszeit: 12:05
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   Aufträge werden elektronisch erteilt
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFYVDN
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft,
   Technologie und Forschung
   Martin-Luther-Straße 105
   Berlin
   10825
   Deutschland
   Telefon: +49 3090138316
   Fax: +49 3090137613
   VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein
   Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach
   Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu
   wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   12/04/2019
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References
   1. mailto:beschaffung@visitberlin.de?subject=TED
   2. http://www.about.visitberlin.de/
   3. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYVDN/documents
   4. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYVDN
   5. https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:247335-2016:TEXT:DE:HTML
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