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Ausschreibung: Softwarepaket und Informationssysteme - DE-Berlin
Softwarepaket und Informationssysteme
Dokument Nr...: 163684-2017 (ID: 2017042909121589055)
Veröffentlicht: 29.04.2017
*
  DE-Berlin: Softwarepaket und Informationssysteme
   2017/S 84/2017 163684
   Auftragsbekanntmachung
   Dienstleistungen
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Freie Universität Berlin
   Kaiserswerther Str. 16-18
   Berlin
   14195
   Deutschland
   Kontaktstelle(n): Nando Lemke
   Telefon: +49 30/83858561
   E-Mail: [1]vergabe@fu-berlin.de
   Fax: +49 30/838458561
   NUTS-Code: DE300
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [2]www.fu-berlin.de
   I.2)Gemeinsame Beschaffung
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [3]https://www.subreport.de/E36274764
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an folgende Anschrift:
   Freie Universität Berlin, Referat II C  Zentraler Einkauf,
   Submissionsstelle, Raum 120
   Thielallee 38
   Berlin
   14195
   Deutschland
   Kontaktstelle(n): Freie Universität Berlin, Referat II C  Zentraler
   Einkauf
   Telefon: +49 30/83858561
   E-Mail: [4]vergabe@fu-berlin.de
   Fax: +49 30/838458561
   NUTS-Code: DE300
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse:
   [5]http://www.fu-berlin.de/einrichtungen/verwaltung/abt-2/2c/index.html
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Einrichtung des öffentlichen Rechts
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Bildung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Elektronisches Vergabemanagementsystem.
   Referenznummer der Bekanntmachung: 2017-07-IIC2
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48000000
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Die Freie Universität Berlin beabsichtigt, für ihre zentralen
   Vergabestellen ein workflow-gesteuertes elektronisches
   Vergabemanagementsystem für eine vollständige elektronische Vergabe
   einzuführen. Unter einem elektronischen Vergabemanagementsystem wird
   ein Softwaresystem verstanden, das u. a. aus einer
   Vergabemanagementsoftware und einer webbasierten Vergabeplattform
   besteht.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   48000000
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE300
   Hauptort der Ausführung:
   Berlin.
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Die Freie Universität Berlin (kurz: FU Berlin) beabsichtigt, für ihre
   zentralen Vergabestellen ein workflow-gesteuertes elektronisches
   Vergabemanagementsystem für eine vollständige elektronische Vergabe
   einzuführen. Unter einem elektronischen Vergabemanagementsystem wird
   ein Softwaresystem verstanden, das u.a. aus einer
   Vergabemanagementsoftware und einer webbasierten Vergabeplattform
   besteht.
   Das elektronische Vergabemanagementsystem muss u. a. über folgende
   Funktionalitäten direkt im System verfügen:
    Veröffentlichung zu den Bekanntmachungsorganen wie TED (Tenders
   Electronic Daily), Bund.de etc.;
    Erstellung und Bearbeitung der vollständigen elektronischen
   Vergabeunterlagen, insbesondere Leistungsverzeichnisse;
    Möglichkeit des GAEB-Import/Exports;
    Empfang, Prüfung und Wertung von elektronischen Angeboten;
    integrierte Formular- und Vorlagenverwaltung;
    Workflow-Management (Management von diversen noch zu spezifizierenden
   Workflows);
    Umsetzung von FU Berlin-spezifischen Workflows, wie z. B.
   Mitzeichnungsstufen;
    spezifische Rollen- und Rechteverwaltung;
    Verwendung von FU Berlin-spezifischen Formularen;
    Vollständige Bieterkommunikation;
    Des Weiteren: Abgabe von Papierangeboten neben der elektronischen
   Angebotsabgabe.
   Das elektronische Vergabemanagementsystem muss dem Anwender, sowohl von
   Seiten der FU Berlin als auch von Seiten der Bewerber/Bieter
   grundsätzlich im gesamten Vergabeprozess bzw. bei der
   Angebotserstellung unterstützen. Nach Durchführung der Vergabe ist die
   Erstellung einer vollständigen elektronischen Vergabeakte und deren
   Bereitstellung zur elektronischen Archivierung auf Basis vorhandener
   Dokumenten-Standards vorgegeben.
   Das elektronische Vergabemanagementsystem muss die derzeitigen und
   zukünftigen Vergabe- und Vertragsordnungen / Vergabearten im
   Oberschwellen- und Unterschwellenbereich im Geltungsbereich der
   Bundesrepublik Deutschland und die Vergabevorschriften des Landes
   Berlin für die FU Berlin als öffentlicher Auftraggeber gemäß GWB § 99
   für Liefer- und Dienstleistungen, freiberuflichen Leistungen sowie
   Bauleistungen abbilden.
   Der IT-Betrieb des elektronischen Vergabemanagementsystems muss im
   Rahmen eines FU Berlin-externen Systembetriebs als
   Software-as-a-Service (SaaS) erfolgen. Die Implementierung des
   elektronischen Vergabemanagementsystems, die Schulung der Anwender der
   FU Berlin sowie die Pflege/Wartung des elektronischen
   Vergabemanagementsystems, die Umsetzung aktueller und zukünftiger
   vergaberechtlicher Vorschriften sowie die Datenintegrität- und
   Sicherheit sowie die Rechtssicherheit der gesamten E-Vergabe müssen
   durch den Auftragnehmer erfolgen bzw. gewährleistet werden.
   Beim elektronischen Vergabemanagementsystem muss es sich um eine
   Standardsoftware handeln, die es neben dem Standard ermöglicht,
   Anpassungen flexibel an Prozess- und Organisationsstrukturen
   entsprechend den Anforderungen der FU Berlin vornehmen zu lassen.
   Das gesamte elektronische Vergabemanagementsystem muss vollständig
   mindestens in deutscher Sprache verfügbar sein.
   Der Auftrag umfasst des Weiteren eine IT- und Prozessberatung im Rahmen
   der Erstellung eines Pflichtenheftes und der Implementierung des
   elektronischen Vergabemanagementsystems.
   Im ersten Implementierungsschritt sollen zunächst die elektronischen
   Vergaben für Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche
   Leistungen umgesetzt werden. Als optionale Beauftragung sollen in einem
   zweiten Schritt die elektronischen Vergaben für Bauleistungen umgesetzt
   werden.
   Voraussichtlicher Beginn der Arbeiten im Rahmen dieses Auftrags ist
   Mitte Oktober 2017.
   Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von 96 Monaten (Gegenseitige
   Kündigungsmöglichkeiten werden im Rahmen des wettbewerblichen Dialogs
   festgelegt).
   Mengengerüst zunächst für den ersten Implementierungsschritt
   (elektronische Vergaben für Liefer- und Dienstleistungen sowie
   freiberufliche Leistungen):
   Geschätzte Anzahl an Anwendern: 40,
   Geschätzte Anzahl an Vergabeverfahren: 90 bis 125.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
   nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 96
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Ggf. Verlängerungsoption.
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Mindestzahl: 3
   Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
   Erstes Kriterium ist die Anzahl an vergleichbaren Referenzen bei
   öffentlichen Auftraggebern für die abgeschlossene Einführung eines
   elektronischen Vergabemanagementsystems (Gewichtung 50 %). Zweites
   Kriterium ist die Qualität der Implementierungsumsetzung dargestellt
   auf ca. 3 bis 5 Seiten von einer der eingereichten vergleichbaren
   Referenzen (Gewichtung 50 %).
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: ja
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   1. FUB01 Eigenerklärung Prüfung Zuverlässigkeit (Formular FUB01),
   2. FUB02 Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und
   Sozialversicherungsbeiträgen (Formular FUB02),
   3. FUB03 Eigenerklärung zur Abfrage Korruptionsregister und
   Gewerbezentralregister (Formular FUB03),
   4. FUB04 Eigenerklärung gemäß Frauenförderverordnung FFV (Formular
   FUB04),
   5. FUB05 ggf. Eigenerklärung Bietergemeinschaften;
   Bietergemeinschaftserklärung (Formular FUB05),
   6. FUB06 ggf. Eigenerklärung Nachunternehmen (Unterauftragnehmer)
   (Formular FUB06),
   7. FUB10 Schutzerklärung Technologie von L. Ron Hubbard (Formular
   FUB10),
   8. Eigenerklärung: Der Bewerber sichert zu, dass im Falle einer
   schriftlichen Einladung durch den Auftraggeber nach dem
   Teilnahmewettbewerb, er an den Dialogrunden im voraussichtlichen
   Zeitraum 12.6.2017  11.8.2017 teilnehmen wird. Die genauen Termine
   werden mit dem jeweiligen Bewerber abgestimmt. Ort der Durchführung der
   Dialogrunden ist der Sitz der Freien Universität Berlin (Die
   Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   9. Der Bewerber sichert zu, dass im Auftragsfall sämtliche Leistungen
   durch einen Leistungsträger zentral koordiniert werden. Bei mehreren
   Auftragnehmern im Rahmen des Einsatzes von Nachunternehmern bzw. bei
   Bildung einer Bewerbergemeinschaft (Arbeitsgemeinschaft bei
   Auftragsvergabe) ist dies offenzulegen und ein zentraler
   Ansprechpartner zu benennen, der die weiteren Leistungsträger
   koordiniert. (Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   10. Mindestens 3 vergleichbare Referenzen bei öffentlichen
   Auftraggebern für die abgeschlossene Einführung eines elektronischen
   Vergabemanagementsystems (Formular FUB08). Als vergleichbar gelten
   folgende Anforderungen an die Referenzen:
    Elektronisches Vergabemanagementsystem u. a. bestehend aus einer
   Vergabemanagementsoftware und einer webbasierten Vergabeplattform,
    Abgeschlossene Einführung eines elektronischen
   Vergabemanagementsystems, welches mindestens die nachfolgenden
   Funktionalitäten direkt im System beinhaltet: Veröffentlichung zu den
   Bekanntmachungsorganen wie TED (Tenders Electronic Daily), Bund.de
   etc.; Erstellung und Bearbeitung der vollständigen elektronischen
   Vergabeunterlagen, insbesondere Leistungsverzeichnisse; Möglichkeit des
   GAEB-Import/Exports; Empfang, Prüfung und Wertung von elektronischen
   Angeboten; integrierte Formular- und Vorlagenverwaltung;
   Workflow-Management; Umsetzung von FU Berlin-spezifischen Workflows,
   wie z.B. Mitzeichnungsstufen; spezifische Rollen- und Rechteverwaltung,
   Verwendung von FU Berlin-spezifischen Formularen, vollständige
   Bieterkommunikation, Des Weiteren: Abgabe von Papierangeboten neben der
   elektronischen Angebotsabgabe,
    Das gesamte elektronische Vergabemanagementsystem muss mindestens
   vollständig in deutscher Sprache verfügbar sein,
    Der Bewerber muss die E-Vergabe in seinem elektronischen
   Vergabemanagementsystem im Unterschwellenbereich nach deutschem
   Vergabe- und Wettbewerbsrecht und im Oberschwellenbereich nach
   europäischem Vergabe- und Wettbewerbsrecht für Liefer- und
   Dienstleistungen, freiberuflichen Leistungen und Bauleistungen
   umgesetzt haben.
   11. Von einer der eingereichten vergleichbaren Referenzen ist die
   erfolgte Implementierungsumsetzung auf ca. 3 bis 5 Seiten darzustellen.
   (Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
   12. Der Bewerber muss im Auftragsfall den IT-Betrieb des elektronischen
   Vergabemanagementsystems in Form eines externen Systembetriebs als
   Software-as-a-Service (SaaS) leisten. Der Bewerber muss gewährleisten,
   dass sein elektronisches Vergabemanagementsystem grundsätzlich 24
   Stunden am Tag und an 7 Tagen pro Woche zur Verfügung steht (mit
   Ausnahme angekündigter Wartungszeiten) mit einer Betriebsbereitschaft
   im SaaS-Systembetrieb mit der Verfügbarkeitsklasse von mindestens 99,5
   %. (Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
   13. Der Bewerber muss im Auftragsfall eine kostenlose bzw. zum
   Ortstarif vorhandene deutschsprachige Service-Hotline für die FU Berlin
   sowie für Bewerber/Bieter/interessierte Unternehmen betreiben. (Die
   Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
   14. Der Bewerber verfügt über deutschsprachiges Support-Personal für
   technische und fachliche Fragen für die FU Berlin sowie für
   Bewerber/Bieter/interessierte Unternehmen. (Die Eigenklärung ist vom
   Bewerber zu erstellen).
   15. Der Bewerber verfügt über qualifiziertes Personal für die Schulung
   der Anwender der FU Berlin für das elektronische
   Vergabemanagementsystem (Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu
   erstellen).
   16. Nachweis (Kopie) zur Informationssicherheit des externen
   Rechenzentrums (IT-Systembetrieb als Software-as-a-Service): Der
   Bewerber verfügt über eine bestehende Zertifizierung auf Basis der Norm
   ISO/IEC 27001 oder nach ISO/IEC 27001 (nativ) auf Basis des
   IT-Grundschutzes. Oder der Bewerber legt einen Nachweis (Kopie) eines
   aktuellen Auditberichts (nicht älter als ein Jahr) auf Basis der Norm
   ISO/IEC 27001 oder IEC 27001 (nativ) auf Basis des IT-Grundschutzes
   vor.
   17. Folgende Mindestanforderungen werden an den ausführenden
   Mitarbeiter in den Dialogrunden gefordert: Mindestens 3 Jahre
   Beratungserfahrung im Bereich der Einführung von elektronischen
   Vergabemanagementsystemen (Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu
   erstellen).
   III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   Bewerbergemeinschaften sind zugelassen, wenn jedes Mitglied der
   Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall gesamtschuldnerisch für die
   Erfüllung der zu erbringenden Leistung haftet, sämtliche Mitglieder der
   Bewerbergemeinschaft benannt sind sowie ein Mitglied der
   Bewerbergemeinschaft als Ansprechpartner und Projektleiter dem
   Auftraggeber gegenüber benannt und mit unbeschränkter
   Vertretungsbefugnis für die Durchführung des Vergabeverfahrens
   ausgestattet wird.
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Wettbewerblicher Dialog
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
   Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
   Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
   schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
   verhandelnden Angebote
   IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 29/05/2017
   Ortszeit: 11:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Wenn Sie sich an diesem Vergabeverfahren beteiligen, bitten wir Sie,
   einen unterschriebenen Teilnahmeantrag (Firmenstempel/Unterschrift
   sowie Ort/Datum) an die o. g. Submissionsstelle (siehe Punkt I.3) bis
   zum 29.5.2017, 11.00 Uhr (siehe Punkt IV.2.2) postalisch oder direkt
   einzureichen.
   Der Teilnahmeantrag inkl. aller geforderten Eigenerklärungen/Nachweise
   und Angaben ist in einem fest verschlossenen Umschlag
   (Adhäsionsverschlüsse gelten als nicht verschlossen) und gekennzeichnet
   mit dem Aufkleber (zu finden unter
   [6]https://www.subreport.de/E36274764) einzureichen.
   Die unter [7]https://www.subreport.de/E36274764 vorhandenen Formulare
   sind zu verwenden und dem Teilnahmeantrag beizulegen. Falls keine
   Formulare für bestimmte Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben
   vorhanden sind, müssen diese vom Bewerber angefertigt und dem
   Teilnahmeantrag beigelegt werden.
   Der Teilnahmeantrag muss beinhalten:
    Alle unter Punkt III.1 geforderten Eigenerklärungen/Nachweise und
   Angaben,
    Die geforderten Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben sind auch von
   allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Dies gilt
   auch für Nachunternehmer, wenn sich der Bewerber zum Nachweis der
   Eignung des Nachunternehmers bedient. Soweit sich der Bewerber zum
   Nachweis der Eignung des Nachunternehmers bedient, ist mit dem
   Teilnahmeantrag eine Erklärung des Nachunternehmers
   einzureichen, dass er dem Bewerber im Auftragsfall verbindlich seine
   Kapazitäten zur Verfügung stellen wird. Die Vorgaben für
   Nachunternehmer gelten genauso für verbundene Unternehmen. Kann der
   Nachweis der Eignung auch ohne die Kapazitäten des Nachunternehmers
   geführt werden, behält sich der Auftraggeber vor, die
   Verfügbarkeitserklärung zu einem späteren Zeitpunkt, aber noch vor
   Erteilung des endgültigen Zuschlages, zu fordern.
   Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen
   Nachunternehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum
   Ausschluss führen.
   Nach erfolgter Eignungsprüfung der Bewerber und Auswahl der
   Dialogteilnehmer, wird die FU Berlin die Bewerber, nach gemeinsamer
   Terminfindung, zu den Dialogrunden schriftlich einladen. Die Einladung
   enthält die weiteren Details zum zeitlichen Ablauf des
   Vergabeverfahrens sowie die Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
   Inhalt der Dialogrunden ist die Ausarbeitung des Auftragsgegenstandes.
   Ziel der Dialogrunden ist die Ermittlung einer Lösung bzw. Lösungen,
   wie die Bedürfnisse der FU Berlin am besten erfüllt werden können.
   Die Dialogrunden werden voraussichtlich im Zeitraum vom 12.6.2017 bis
   11.8.2017 stattfinden. Ort der Durchführung der Dialogrunden ist der
   Sitz der FU Berlin.
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Vergabekammer des Landes Berlin
   Martin-Luther-Str. 1
   Berlin
   Deutschland
   Telefon: +49 9013-8316
   E-Mail: [8]vergabekammer@senweb.berlin.de
   Fax: +49 9013-7613
   Internet-Adresse:[9]https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wir
   tschaftsrecht/vergabekammer
   VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   26/04/2017
References
   1. mailto:vergabe@fu-berlin.de?subject=TED
   2. http://www.fu-berlin.de/
   3. https://www.subreport.de/E36274764
   4. mailto:vergabe@fu-berlin.de?subject=TED
   5. http://www.fu-berlin.de/einrichtungen/verwaltung/abt-2/2c/index.html
   6. https://www.subreport.de/E36274764
   7. https://www.subreport.de/E36274764
   8. mailto:vergabekammer@senweb.berlin.de?subject=TED
   9. https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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