Ausschreibungen und Aufträge: Belgien Softwarepaket und Informationssysteme HR Access licenses and related services - Negotiated procedure with Sopra HR - BEL-Brussels Softwarepaket und Informationssysteme Dienstleistungen in Verbindung mit Software Dokument Nr...: 793043-2025 (ID: 2025120101564628672) Veröffentlicht: 01.12.2025 * BEL-Brussels: Belgien Softwarepaket und Informationssysteme HR Access licenses and related services - Negotiated procedure with Sopra HR 2025/S 231/2025 793043 Belgien Softwarepaket und Informationssysteme HR Access licenses and related services - Negotiated procedure with Sopra HR OJ S 231/2025 01/12/2025 Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung Standardregelung Lieferungen 1. Beschaffer 1.1. Beschaffer Offizielle Bezeichnung: European Commission, DG DIGIT - Digital Services E-Mail: digit-contracts-info-centre@ec.europa.eu Rechtsform des Erwerbers: EU-Institution, -Einrichtung oder -Agentur Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung 2. Verfahren 2.1. Verfahren Titel: HR Access licenses and related services - Negotiated procedure with Sopra HR Beschreibung: The purpose of this negotiated procedure without prior publication of a contract notice with Sopra HR Software SAS is the acquisition of HR Access software products and associated services in anticipation of the expiry of framework contract DI/07690. Note on the value: Please disregard Section 2.1.3 and 5.1.5 of this Contract Award Notice which refers to estimated value . This reference is set by default due to technical limitations of the system. The value referenced in these sections is the maximum value of the contract. Kennung des Verfahrens: 4126995c-effe-45bf-a349-9c0d53da91d4 Interne Kennung: EC-DIGIT/2025/NP/0017 Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb 2.1.1. Zweck Art des Auftrags: Lieferungen Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme 2.1.2. Erfüllungsort Land: Belgien Ort im betreffenden Land Zusätzliche Informationen: Please consult the procurement documents. 2.1.4. Allgemeine Informationen Rechtsgrundlage: Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 5. Los 5.1. Los: LOT-0001 Titel: HR Access licenses and related services - Negotiated procedure with Sopra HR Beschreibung: The purpose of this negotiated procedure without prior publication of a contract notice with Sopra HR Software SAS is the acquisition of HR Access software products and associated services in anticipation of the expiry of framework contract DI/07690. Note on the value: Please disregard Section 2.1.3 and 5.1.5 of this Contract Award Notice which refers to estimated value . This reference is set by default due to technical limitations of the system. The value referenced in these sections is the maximum value of the contract. Interne Kennung: EC-DIGIT/2025/NP/0017 5.1.1. Zweck Art des Auftrags: Lieferungen Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software 5.1.2. Erfüllungsort Land: Belgien Ort im betreffenden Land Zusätzliche Informationen: Please consult the procurement documents. 5.1.3. Geschätzte Dauer Laufzeit: 96 Monate 5.1.4. Verlängerung Maximale Verlängerungen: 1 Weitere Informationen zur Verlängerung: The framework contract is concluded for an initial period of 48 (forty-eight) months, renewable 1 (one) time(s). Please consult the draft framework contract in the procurement documents. 5.1.6. Allgemeine Informationen Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Zusätzliche Informationen: Within 2 months of the notification of the award decision, an appeal may be lodged to the review organisation. You may submit any observations concerning the award procedure to the contracting authority. 5.1.10. Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: Please consult the procurement documents. Kriterium: Art: Preis Beschreibung: Please consult the procurement documents. Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Please consult the procurement documents. 5.1.15. Techniken Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Court of Justice of the European Union Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: European Commission, DG DIGIT - Digital Services Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Commission, DG DIGIT - Digital Services 6. Ergebnisse Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 31 299 467,92 EUR Direktvergabe: Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist Sonstige Begründung: The need for Sopras software and associated services stems directly from business continuity considerations. The need for a negotiated procedure without prior publication of a contract notice in accordance with section 11.1.(b)(ii) and (iii) Annex I to the Financial Regulation is due to the fact that the supplies and services can only be provided by a single economic operator because competition is absent for technical reasons and the protection of exclusive rights must be ensured, where no reasonable alternative or substitute exists, and the absence of competition is not the result of an artificial narrowing down of the parameters when defining the procurement. Thus, the contract can be only awarded to one particular economic operator. Major elements of Sopras software licenses (products) and associated services offering that are currently in use for the payroll IT systems of the Commission (used for the payroll calculation of current, retired, unemployed former staff members and third-party beneficiaries of more than 70 EUIs and managing the recruitment and payments to interimaires, contract agents and seconded national experts of Commission), cannot be replaced in a technically or economically reasonable way without major disruptions, delays or disproportionate costs to reimplement in the foreseeable future. Sopra is the sole holder of exclusive intellectual property rights regarding its software products and, thus, an effective competition on the market does not exist for these. Additionally, the vast majority of associated services acquired under this particular contract are required for the maintenance and evolution of the customisation of core parts of the Sopra software and cannot be performed by any other IT company without Sopras unique expertise, unparalleled knowledge and capacity as the historical software publisher. The maintenance and evolution of such customisations and components are critical for the business continuity and uninterrupted functioning of the critical payroll IT systems of the Commission. The heavy customization of the software, the peculiarities of the applicable payroll regulations and the criticality of the platform for the operations do not allow for a choice of alternative products in a technically or economically reasonable way without major disruptions, delays or disproportionate reimplementation costs, without a significant impact on continuity. The absence of competition is not the result of an artificial narrowing down of the parameters when defining the procurement, but the consequence of the single pricing policy the software editor is expected to impose to all its sale channels. Therefore, contractual access to Sopras products and services is mandatory in order to ensure business continuity. These products are covered by a legacy captivity situation which covers their ordering under the future FWC. This situation is not attributable to the contracting authority because the latter did not have real and reasonable means from an economic point of view to put an end to an existing situation of exclusivity during the period before deciding to use the negotiated procedure (e.g. by trying to obtain the transfer of exclusive rights or to organize a new procedure for obtaining a replacement solution). The conditions in the Financial Regulation are fulfilled, as the technical captivity aspects require the continued use of Sopra licences and services, which in turn requires further contracting with Sopra as the holder of exclusive rights. 6.1. Ergebnis, Los- Kennung: LOT-0001 Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt. Rahmenvereinbarung: Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 31 299 467,92 EUR 6.1.2. Informationen über die Gewinner Wettbewerbsgewinner: Offizielle Bezeichnung: SOPRA HR SOFTWARE Angebot: Kennung des Angebots: SOPRA HR SOFTWARE Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001 Vergabe von Unteraufträgen: Nein Informationen zum Auftrag: Kennung des Auftrags: DI-08360 Datum der Auswahl des Gewinners: 17/11/2025 Angaben zu Mitteln der Europäischen Union: Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Commission, DG DIGIT - Digital Services 6.1.4. Statistische Informationen Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge: Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1 8. Organisationen 8.1. ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: European Commission, DG DIGIT - Digital Services Registrierungsnummer: COM Abteilung: DIGIT.R - Change Management and Resources Postanschrift: Rue de la Loi 107 Stadt: Brussels Postleitzahl: B-1000 Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100) Land: Belgien E-Mail: digit-contracts-info-centre@ec.europa.eu Telefon: +32 2 299 11 11 Internetadresse: https://ec.europa.eu/info/departments/informatics_en Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt Organisation, die den Auftrag unterzeichnet 8.1. ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Court of Justice of the European Union Registrierungsnummer: CURIA Postanschrift: Rue du Fort Niedergrünewald Stadt: Luxembourg Postleitzahl: L-2925 Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000) Land: Luxemburg E-Mail: GC.Registry@curia.europa.eu Telefon: +352 4303-1 Internetadresse: http://curia.europa.eu Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1. ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: European Commission Registrierungsnummer: EUCOM Postanschrift: Mondrian (CDMA), Rue du Champ de Mars 21 Stadt: Brussels Postleitzahl: B-1050 Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100) Land: Belgien E-Mail: digit-contracts-info-centre@ec.europa.eu Telefon: +32 2 299 11 11 Internetadresse: https://commission.europa.eu/ Rollen dieser Organisation: TED eSender 8.1. ORG-0004 Offizielle Bezeichnung: SOPRA HR SOFTWARE Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen Registrierungsnummer: 519319651 Postanschrift: PAE Les Glaisins Stadt: ANNECY LE VIEUX Postleitzahl: 74940 Land, Gliederung (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (FRZZZ) Land: Frankreich E-Mail: Julia.mateffi@soprahr.com Telefon: +352621251205 Rollen dieser Organisation: Bieter Gewinner dieser Lose: LOT-0001 Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a732ffd5-86c6-433b-b8c1-8e54c605cb27 - 01 Formulartyp: Ergebnis Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 29 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/11/2025 22:33:58 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch ABl. S Nummer der Ausgabe: 231/2025 Datum der Veröffentlichung: 01/12/2025 Referenzen: http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202512/ausschreibung-793043-2025-BEL.txt -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de