Ausschreibung: Deutschland Archivierung Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen - DEU-Heidelberg Archivierung Dokument Nr...: 351129-2025 (ID: 2025060205115372007) Veröffentlicht: 02.06.2025 * DEU-Heidelberg: Deutschland Archivierung Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen 2025/S 104/2025 351129 Deutschland Archivierung Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen OJ S 104/2025 02/06/2025 Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung - Änderungsbekanntmachung Dienstleistungen 1. Beschaffer 1.1. Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg E-Mail: vergabestelle.GB3@med.uni-heidelberg.de Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit 2. Verfahren 2.1. Verfahren Titel: Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen Beschreibung: Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die externe Archivierung von Patientenunterlagen des Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) nebst Tochtergesellschaften bis zum Ablauf der jeweiligen Vernichtungsfrist auf Basis einer Rahmenvereinbarung. Kennung des Verfahrens: f3aa2cee-73f4-49ac-91b4-a995e661c369 Interne Kennung: 2025-097 Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein Zentrale Elemente des Verfahrens: Beschreibung der Begrenzung der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden: Die geeigneten Bewerber (mindestens drei) werden eine Aufforderung zur Einreichung eines Angebots erhalten. Die Bewerber, die auf Grundlage der veröffentlichten Eignungskriterien und der Bewertung der Teilnahmeanträge nicht als geeignet bewertet werden konnten bzw. nicht zu einer Angebotseinreichung aufgefordert werden, werden nach Durchführung der Eignungsprüfung zeitnah hierüber informiert. Die Begrenzung der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand der im Dokument Wertungsmatrix Eignungskriterien (Anlage 2 zum Anschreiben) dargestellten Punkteverteilung. Der Auftraggeber wird mind. drei Bewerber, die aufgrund ihrer Eignungsnachweise nach Auswertung der Eignungskriterien die höchste Gesamtpunktzahl (Summe aus erreichten Punkten in Bewertungskriterium A) erreicht und gleichzeitig die Vorgaben der Mindestkriterien erfüllt haben, zu einer Angebotsabgabe auffordern. Der Auftraggeber behält sich im Rahmen seines Ermessens vor, auch mehr als drei Bewerber zu einer Angebotseinreichung aufzufordern. Ein Anspruch eines Bewerbers auf dieses Vorgehen besteht nicht. 2.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung 2.1.2. Erfüllungsort Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672 Stadt: Heidelberg Postleitzahl: 69120 Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125) Land: Deutschland Zusätzliche Informationen: siehe weitere Erfüllungsorte gemäß Anlage 1 - Leistungsbeschreibung 2.1.4. Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6YH67 Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet. Bitte beachten Sie, dass in der Angebotsphase eine verkürzte Angebotsfrist von 15 Tagen vorgesehen ist. Falls Sie dieser Verkürzung nicht zustimmen, bitten wir um Rückmeldung bis 21.05.2025 als Nachricht über das Vergabeportal- BW. Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 2.1.6. Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Betrugsbekämpfung: Korruption: Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern: Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen: Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zahlungsunfähigkeit: Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Schweres berufliches Fehlverhalten: Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: 5. Los 5.1. Los: LOT-0001 Titel: Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen Beschreibung: Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die externe Archivierung von Patientenunterlagen des Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) nebst Tochtergesellschaften bis zum Ablauf der jeweiligen Vernichtungsfrist auf Basis einer Rahmenvereinbarung. Interne Kennung: 2025-097 5.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung 5.1.2. Erfüllungsort Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672 Stadt: Heidelberg Postleitzahl: 69120 Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125) Land: Deutschland Zusätzliche Informationen: siehe weitere Erfüllungsorte gemäß Anlage 1 - Leistungsbeschreibung 5.1.3. Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/09/2025 Enddatum der Laufzeit: 31/08/2029 5.1.6. Allgemeine Informationen Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein 5.1.7. Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.9. Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung: Die Deckungssumme für Personenschäden beträgt mindestens 3,0 Mio. EUR und für sonstige Schäden mindestens 3,0 Mio. EUR je Schadensfall. Die Deckungssummen müssen pro Jahr mindestens 2-fach zur Verfügung stehen. Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz Beschreibung: In jedem dieser drei Geschäftsjahre wird ein Mindestjahresumsatz von 1,5 Mio. EUR (netto) gefordert. Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung: Als Bieter sind nur Unternehmen zugelassen, welche die für die Leistungserbringung notwendige Leistungsfähigkeit in technischer und beruflicher Hinsicht nachweisen können. Dazu ist die Vorlage von drei Referenzen über mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbare Tätigkeiten notwendig. Es bestehen für die Referenzprojekte 1-3 folgende Mindestanforderungen: - Es muss sich um Dienstleistungen zur Archivierung von Patientendaten handeln, die einen hohen Anspruch an den Datenschutz des einzulagernden Archivguts (patientenrelevante Gesundheitsdaten) mit sich bringen. Patientendaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und unterliegen zudem dem Geheimnisschutz nach § 203 StGB. Mit der Abgabe der drei Referenzen ist somit vom Bieter dessen Kenntnis über die besonderen Anforderungen an die zu ergreifenden Maßnahmen hinsichtlich Datenschutzes und Datensicherheit aus der DSGVO als auch aus bereichsspezifischen Datenschutzbestimmungen nachzuweisen. - In dem Zeitraum zwischen dem 01.01.2022 und dem Tag des Ablaufs der Teilnahmefrist in dem hier gegenständlichen Vergabeverfahren muss der Leistungszeitraum mindestens 18 Monate betragen haben. Die Referenzprojekte sind gemäß der Ziffer 2.3 in Anlage 2 - Teilnahmeantrag einzureichen und werden anhand der Menge an ausgelagertem Archivgut (km) bewertet. Bewertung je Referenz: 6 Punkte: >= 30 km 5 Punkte: >= 25 km < 30 km 4 Punkte: >= 15 km < 25 km 3 Punkte: >= 10 km < 15 km 2 Punkte: >= 5 km < 10 km 1 Punkt: >= 1 km < 5 km 0 Punkte: < 1 km Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Rangfolge: 3 Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens: Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3 Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden 5.1.10. Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Gesamtpreis (netto) Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 50,00 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Qualität Beschreibung: Qualitätskriterium, Aufteilung in Unterkriterien Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 50,00 5.1.11. Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 21/05/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice /CXRAYY6YH67/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYY6YH67 5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYY6YH67 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 11/06/2025 10:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Alle im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren erlangten Informationen sind vom Bieter vertraulich zu behandeln. Als vertraulich gelten insbesondere alle Unterlagen, die der Bieter über die Vergabeplattform erhält. Die vertraulichen Informationen dürfen ausschließlich für die Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum Heidelberg im Zuge des Vergabeverfahrens sowie des ggf. erteilten Auftrags verwendet werden. Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein 5.1.15. Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Heidelberg Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universitätsklinikum Heidelberg 8. Organisationen 8.1. ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg Registrierungsnummer: 08-A8120-40 Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672 Stadt: Heidelberg Postleitzahl: 69120 Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125) Land: Deutschland Kontaktperson: Geschäftsbereich Konzerneinkauf & Logistikmanagement E-Mail: vergabestelle.GB3@med.uni-heidelberg.de Telefon: +49 6221-560 Internetadresse: https://www.klinikum.uni-heidelberg.de/ Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt 8.1. ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg Registrierungsnummer: 08-A9866-40 Postanschrift: beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100 Stadt: Karlsruhe Postleitzahl: 76137 Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122) Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de Telefon: +49 721926-8730 Fax: +49 721926-3985 Internetadresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt 8.1. ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender 10. Änderung Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: a9001e6c-727d-4c3b-a9a0- 881844b8154a-01 Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen Beschreibung: Hohe Anzahl an vorliegenden Bewerberfragen, deren inhaltliche Beantwortung mehr Zeit erfordert. 10.1. Änderung Abschnittskennung: PROCEDURE Beschreibung der Änderungen: Verlängerung der Frist für den Teilnahmewettbewerb von 04.06.2025, 10 Uhr auf 11.06.2025, 10 Uhr. Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c76a6640-3748-4356-ace7-94686acfb81c - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/05/2025 15:40:39 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch ABl. S Nummer der Ausgabe: 104/2025 Datum der Veröffentlichung: 02/06/2025 Referenzen: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYY6YH67 https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYY6YH67/documents https://www.klinikum.uni-heidelberg.de/ http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202506/ausschreibung-351129-2025-DEU.txt -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de