Ausschreibung: Digitalisierung von Kreuzbeschriftungszettel - DE-Niestetal IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung Datendienste Dokument Nr...: 809966-2022 (ID: 2022090107193936090) Veröffentlicht: 01.09.2022 * Digitalisierung von Kreuzbeschriftungszettel Vergabestelle Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e. V. Sonnenallee 1, 34266 Niestetal Mail: vergabestelle@volksbund.de Projekt: Digitalisierung LV: Digitalisierung von Kreuzbeschriftungszettel Datum: 18.08.2022 Ausschreibungsart: Öffentliche Ausschreibung nach UVgO L E I S T U N G S V E R Z E I C H N I S Projekt: Digitalisierung LV: Digitalisierung von Kreuzbeschriftungszettel (Beschriftungsunterlagen des Volksbundes Deutsche Kriegsgräberfürsorge e. V.) Unterlagen abrufbar unter: www.volksbund.de/ausschreibungen Angebotsfrist (spätester Einreichungstermin): 20.9.2022, 10:00 Uhr Angebotseröffnung: 20.9.2022, 11:00 Uhr Bindefrist: bis 11.10.2022 Angebotsabgabe: per Mail an vergabestelle@volksbund.de Form: 1. Mail Zip-Datei, 2. Mail Passwort Bieterangaben: Angebotssumme (Netto): __________________________________ ___________________________________________________________________________ Ort / Datum Stempel und rechtsgültige Unterschrift Tel.: Fax.: Mail: Anschrift: 1. Grundsätze 1.1 Ziel der Digitalisierungsarbeiten Der Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e.V. ist eine humanitäre Organisation. Er widmet sich im Auftrag der Bundesregierung der Aufgabe, die Gräber der deutschen Kriegstoten im Ausland zu erfassen, zu erhalten und zu pflegen. Der Volksbund betreut Angehörige in Fragen der Kriegsgräberfürsorge, er berät öffentliche und private Stellen, er unterstützt die internationale Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Kriegsgräberfürsorge und fördert die Bildung und Begegnung junger Menschen an den Ruhestätten der Toten. Die Abteilung Kriegsgräberdienst des Volksbundes verwaltet die Beschriftungsunterlagen. Ziel ist es, Digitalisate für den internen Gebrauch zu erstellen. 1.2 Leistungsumfang der Digitalisierungsarbeiten Der relevante Bestand beinhaltet 715 DIN A5 Ordner quer (Format für DIN A5: 70 mm Rückenbreite, siehe Anlage I), die simplex zu digitalisieren sind. Die Menge der abgelegten Schriftstücke in den Ordnern ist meistens gleichbleibend (siehe Anlage I). Die Digitalisierungsarbeiten finden in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers statt. Der Auftragnehmer sorgt selbständig für die Entnahme der Ordner aus den Regalen, den Transport aus den Räumlichkeiten zum eigenen Fahrzeug und die Überführung der Unterlagen in die eigenen Räumlichkeiten zur Durchführung der Digitalisierung. Die Größe der jeweils entnommenen Menge richtet sich nach den Kapazitäten des Auftragnehmers. Die innere Ordnung der Beschriftungsunterlagen bleibt bestehen und wird während keines Arbeitsschrittes verändert. Für den Transport hat der Auftragnehmer Transportkisten zu stellen. Die digitalisierten Dateien werden von Auftragnehmer an den Auftraggeber in geeigneter Form übergeben. Im Anschluss an Übergabe der Digitalisate und Bestätigung durch den Auftraggeber werden die Beschriftungsunterlagen datenschutzkonform nach DIN 66399, Schutzklasse 1, Sicherheitsstufe 2 durch den Auftragnehmer vernichtet (siehe Absatz 5.7). 2. Allgemeine Vorbemerkungen Auftraggeber: Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e.V., Sonnenallee 1, 34266 Niestetal Abgabetermin für Angebote (Angebotsfrist): 20.9.2022, 10:00 Uhr Abgabeform: unterschriebenes pdf per E-Mail als Zip-Datei (2. Mail mit Passwort) an vergabestelle@volksbund.de Zuschlagserteilung (Bindung): Die Auftragsvergabe erfolgt spätestens am 5.10.2022. Kontakt Vergabefragen: Mail: vergabestelle@volksbund.de Kontakt inhaltliche Fragen: Robert Zaka Mail: gn@volksbund.de 2.1 Angebot Exemplarische Beispiele: Da keine Besichtigungstermine vorgesehen sind, werden bei Bedarf Kreuzbeschriftungszettel (bis zu 4 Stück) an Interessenten verschickt. Die Anforderung hierfür sind bis spätestens 6. September 2022 an gn@volksbund.de zu richten. Eignungskriterien: 1. Referenzen der letzten 3 Jahre zu ähnlichen Projekten 2. Datenschutzkonzept: unterschriebene Anlage III a und b (AV-Vertrag) 3. Eigenerklärung gem. Formblatt VHB 124 LD (siehe Anlage IV) Zuschlagskriterien: 1. Preis: 50 % 2. zugesichertes qualifiziertes Personal für dieses Projekt zur termin- und qualitätsgerechten Ausführung der Arbeiten sowie Referenzen der letzten drei Jahre zu ähnlichen Projekten: 25 % 3. zugesicherte geeignete Technik: 10 % (Nachweis durch Nennen und Erläutern der für das Projekt vorgesehenen und vorhandenen Anlagen und Geräte mit Vorlage der aktuellen Firmenunterlagen) 4. Prozessqualität (Vorlage einer projektbezogenen Ablaufbeschreibung): 15 % 2.2 Ausführungsfrist Als Leistungsbeginn wird die 41. Kalenderwoche vereinbart. Die Leistungen sind bis spätestens 31.12.2022 auszuführen. Dies beinhaltet neben der Durchführung der Digitalisierungsarbeiten auch die Übergabe der Digitalisate an den Auftraggeber. 2.3 Abrechnung Mehr- und Mindermengen sowie unvorhergesehener Mehraufwand Mehr- und Mindermengen: Mehr - und Mindermengen werden über die Einheitspreise je Ordner abgegolten. Dafür errechnet der Bieter am Ende in der Titelzusammenstellung den Durchschnittspreis (Einheitspreis) und gibt jenen an. unvorhergesehener Mehraufwand (nicht vorhersehbare Arbeiten im Stundenlohn) Ein berechtigter Mehraufwand wird nach Freigabe durch den Auftraggeber über Stundenlohn abgegolten. Dafür sind bis zu 200 Stunden vorgesehen. Eventuell anfallende zusätzliche Arbeiten, welche im Vorhinein nicht absehbar waren, sind dem Auftraggeber rechtzeitig zu melden und die Menge der anfallenden Stunden ist zu benennen. Der Auftraggeber prüft die Angaben und gibt den berechtigten Mehraufwand frei. 2.4 Zahlungsbedingungen Der Auftraggeber bezahlt die Leistungen auf eine Rechnung gemäß der vereinbarten Fertigstellungsund Abnahmetermine. 3. Vorgaben zur Leistungsausführung 3.1 Technische Vorgaben zur Digitalisierung Auflösung: 200 dpi Farbtiefe: 8 Bit Farbraum: Graustufen Dateiformat: TIFF Komprimierung: LZW Nachbesserungen müssen durch einen erneuten Scan realisiert werden. 3.2 Beschreibung der Beschriftungsunterlagen Die Kreuzbeschriftungszettel bestehen aus verschiedenen Papierarten (siehe Anlage I). Die Aufschriften/ Inhalte sind nicht immer an denselben Stellen. Sie sind überwiegend maschinell verzeichnet. Maße: DIN A5 - Zettel 3.3 Ordner- und Dateibenennung Dateiordner Hauptdateiordner werden nach Ländern, die Unterdateiordner nach Kriegsgräberstätten, darunter die Ordner nach Blöcken benannt. Die Angaben sind den Ordnerrücken zu entnehmen. Innerhalb der Ordner sind die Blöcke durch Laschen getrennt. Beispiel: Italien/Pomezia/Block P Für Sonderfälle (z.B. jüdische oder ausländische Kriegstote) wird pro Block jeweils ein Unterordner "Sonderfälle" angelegt. Die Sonderfälle kommen vereinzelt vor, können jedoch in der Anzahl nicht exakt genannt werden. Beispiel: Italien/Pomezia/Block P/Sonderfälle Digitalisate Die Digitalisate werden nach Grabzeichennummern benannt. Beispiel: 5 Nachtragsbeschriftungen sind jeweils am Anfang des Blockes abgeheftet. Die Dateien werden ebenfalls nach Grabzeichennummern sowie V (Vorderseite) und R (Rückseite) benannt. Das Digitalisat wird den jeweiligen Dateiunterordnern (Block) zugeordnet. Beispiel: 5 a V Es gibt keine namentlichen oder anderweitigen Auflistungen, die der Auftraggeber erstellen kann. 4. Qualitätssicherung Die Qualitätssicherung während der gesamten Auftragsabwicklung obliegt dem Auftragnehmer. Hiermit in Zusammenhang stehende Maßnahmen und Vorkehrungen, die der Bieter im Angebot beschrieben hat, sind bei der Leistungserbringung entsprechend durchzuführen bzw. zu berücksichtigen. Der Auftraggeber kontrolliert die Digitalisate nach den ersten 25 Ordner. Weiterhin kann der Auftraggeber den Fortschritt der Arbeiten jederzeit stichprobenartig kontrollieren. 4.1 Transport und Lagerung Der Auftragnehmer hat bei Transport und Lagerung hinreichende Vorkehrungen gegen Verlust oder Beschädigung der Unterlagen zu treffen. Die Vorgaben unter Abs. 4.1-4.5 sind zu beachten. 4.2 Handhabung Der Auftragnehmer verpflichtet sich Fachpersonal einzusetzen, das bereits über Erfahrungen in der Digitalisierung und im sachgerechten Umgang mit alten Dokumenten verfügt oder vorher darin entsprechend unterwiesen worden ist. Physische Veränderungen an den Unterlagen dürfen nicht vorgenommen werden, es sei denn, sie dienen bei bereits beschädigten Beschriftungsunterlagen der Rekonstruktion. 4.3 Scanner Sollen Scanner eingesetzt werden, die die Beschriftungsunterlagen transportieren, muss eine Beschädigung dieser verhindert werden. 4.4 Digitalisierungsprotokoll Der Auftragnehmer hat nach Vorgabe des Auftraggebers ein Digitalisierungsprotokoll zu führen, aus dem hervorgeht, wann ein Kreuzbeschriftungszettel digitalisiert wurde (siehe Anlage II). Hier können Inhalte aus dem System des Auftragnehmers in ein digitales Format eines Digitalisierungsprotokolls übernommen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die drei Spalten lt. dem beigefügten Muster in der Anlage II berücksichtigt und entsprechend ausgefüllt werden. 4.5 Datenschutz In den Unterlagen können vereinzelt schützenswerte, personenbezogene Daten enthalten sein. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes in der aktuellen Fassung im gesamten Arbeitsprozess (bei den Transporten, der Lagerung, der Digitalisierung, der Zuordnung der Digitalisate zu den erfassten Daten und Vernichtung) eingehalten werden. Eine Weitergabe der Daten an Dritte muss auch nach Beendigung des Auftrages ausgeschlossen werden. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe Anlage III a und b) ist Bestandteil der Auftragsvergabe. 5. Logistische Forderungen Die erforderlichen Transporte der Ordner zwischen Auftragnehmer und dem Volksbund sowie das Be- und Entladen der Fahrzeuge gehören zum Leistungsumfang des Auftrages und sind in sachgerechter Weise zu erbringen. 5.1 Abholung Die Ordner lagern am Standort des Volksbundes in Niestetal (Sonnenallee 1, 34266 Niestetal) und müssen in sichere Transportbehältnisse verpackt und aus dem Erdgeschoss abgeholt werden. Zum Befahren des Außengeländes gibt es keine Gewichts- und Höhenbeschränkungen. 5.2 Transport Der Auftragnehmer hat geeignete Fahrzeuge (z. B. geschlossene Kastenwagen, Kleintransporter oder LKW mit Hebebühne) zu verwenden und alle weiteren zum Transport ggf. benötigten Geräte und Materialien zu stellen. Beim Beladen des Transportfahrzeugs ist darauf zu achten, dass die Ordner den Vorschriften entsprechend gesichert werden. Extreme Temperatur- und Feuchtigkeitsschwankungen während des Transports sind zu vermeiden. Die Transportleistungen können vom Auftragnehmer selbst oder durch ein von ihm zu beauftragendes Logistikunternehmen erbracht werden. 5.3 Verpackung Für den Transport der Ordner sind geeignete Transportbehälter zu stellen, welche aus stabilem Material bestehen, das den Inhalt vor Schädigung durch äußere Einflüsse und vor Verrutschen während der Fahrt schützt. 5.4 Lagerung Die Ordner müssen bis zur abschließenden Digitalisierung sicher und wiederauffindbar gelagert werden. Sie müssen mindestens in einem abzuschließenden Raum untergebracht sein, in dem ihre Schädigung durch äußere Einflüsse ausgeschlossen wird. 5.5 Versicherung Der Auftragnehmer haftet bei Verlust oder Beschädigung der Beschriftungsunterlagen. Für den Fall von Transport- und allen sonstigen Schäden an den Unterlagen muss der Auftragnehmer über eine branchenübliche Betriebs-Haftpflichtversicherung verfügen. 5.6 Lieferung der Digitalisate Die Lieferung der Digitalisate erfolgt auf mobilen 2-GB großen Festplatten (HDD oder SSD) mit USB 3.0-Anschluss, auf der außer den Digitalisaten keine anderen Dateien, vor allem keine selbstausführenden Installationsdateien, gespeichert sein dürfen. Der Datenträger ist vor dem ersten Einsatz mittels geeigneter Software auf Schadsoftware zu prüfen. Die Ordner- und Dateibenennung ist unter Abs. 3.3 beschrieben. Das Digitalisierungsprotokoll ist bei der Lieferung der Digitalisate in einem gesonderten Ordner mit zu übergeben. Die Festplatten verbleiben beim Auftraggeber zwecks Datensicherung und sind dementsprechend bei der Kalkulation unter Punkt 4 (Datenexport) zu berücksichtigen. Die Lieferanschrift für die Digitalisate ist: Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e.V. Herrn Robert Zaka Sonnenallee 1 34266 Niestetal 5.7 Vernichtung Der Auftragnehmer muss die Digitalisate bis zum Ablauf von zwei Monaten nach dem Projektende bei sich speichern. Die Löschung ist dem Auftraggeber schriftlich zu bestätigen. Handhabung analoger Datenträger: Nach erfolgreicher und mangelfreier Digitalisierung der Akten vernichtet der Auftragnehmer alle analogen Datenträger in datenschutzkonformer Weise nach DIN 66399, Schutzklasse 1, Sicherheitsstufe 2. Die Anwendung dieser Methode ist auf dem Vernichtungsprotokoll kenntlich zu machen, welches an die oben genannte Lieferanschrift nach erfolgter Vernichtung unverzüglich zuzusenden ist. 6. Abnahme Zur Abnahme der Digitalisate benötigt der Auftraggeber max. 2 Wochen. Nach erfolgreicher Abnahme kann die Rechnung gestellt werden. Die Rechnungsanschrift lautet: Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e.V. Sonnenallee 1 34266 Niestetal Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Volksbund-Deutsche-Kriegsgraeberfuersorge-e-V/2022/08/4583225.html Data Acquisition via: p8000000 -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de