Ausschreibung: Hard- und Software zur Einführung einer Gästekarte "Bergstrasse-Odenwald-Card" - DE-Michelstadt Vertriebs- und Marketingsoftwarepaket Dokument Nr...: 899652-2021 (ID: 2021111110575330677) Veröffentlicht: 11.11.2021 * Hard- und Software zur Einführung einer Gästekarte "Bergstrasse-Odenwald-Card" Vergabenummer/Aktenzeichen: 7783/4 a) Auftraggeber (Vergabestelle): Offizielle Bezeichnung:Odenwald Tourismus GmbH Straße:Marktplatz 1 Stadt/Ort:64720 Michelstadt Land:Deutschland (DE) Zu Hdn. von :Kornelia Horn Telefon:+49 6061 9659711 Fax:+49 6061 9659720 E-Mail:horn@tourismus-odenwald digitale Adresse(URL):www.bergstrasse-odenwald.de Einreichung der Angebote / Zuschlagserteilung: Offizielle Bezeichnung:Odenwald Tourismus GmbH Straße:Marktplatz 1 Stadt/Ort:64720 Michelstadt Land:Deutschland (DE) Kontaktstelle(n) :Geschäftsleitung Zu Hdn. von :Kornelia Horn Telefon:+49 6061 9659711 Fax:+49 6061 9659720 E-Mail:horn@tourismus-odenwald.de digitale Adresse(URL):www.bergstrasse-odenwald.de b) Art der Vergabe: Öffentliche Ausschreibung gemäß UVgO c) Form, in der Angebote einzureichen sind: (x) über den Postweg ( ) mittels Telekopie (x) direkt ( ) elektronisch d) Bezeichnung des Auftrags: Hard- und Software zur Einführung einer Gästekarte "Bergstrasse-Odenwald-Card" Art des Auftrags: Liefer-/Dienstleistung Art und Umfang der Leistung: 1 Präambel Die Odenwald Tourismus GmbH plant für die Region die Einführung einer elektronischen Gästekarte. Das Gebiet umfasst generell die beiden Teilregionen Bergstraße und Odenwald. Generell sollen zukünftig Übernachtungsgästen der Destination in teilnehmenden Beherbergungsbetrieben einfach, komfortabel und überwiegend kostenfrei ein attraktives Leistungsspektrum aus den Bereichen ÖPNV, Mobilität und Freizeit/Kultur in Anspruch nehmen können. Die Odenwald Tourismus GmbH und seine Projektpartner verfolgen mit der Einführung einer Gästekarte folgende Zielsetzungen: - Attraktivitätssteigerung der Region Bergstraße-Odenwald als touristische Destination durch Gästekartensystem - Schaffung eines attraktiven touristischen Produkts mit Mehrwerten für die Gäste - Die Gästekarte B-O o mit kostenfreier Nutzung des ÖPNV o mit kostenlosem/ermäßigtem Zugang zu zahlreichen Freizeiteinrichtungen als gästeorientiertes Mobilitäts- und Serviceangebot der Region - Bessere Vernetzung der relevanten Verkehrsverbünde - Herausstellung und Transparenz der ÖPNV-Angebote - Schaffung eines wirksamen Marketinginstruments für die gesamte Region o Innen + Außenwirkung - Ein Instrument zur o Verlängerung des Aufenthalts o Gästebindung o Steigerung der Wertschöpfung für alle Partner - Wettbewerbsvorteil (für Region und Leistungsträger) Für die B-O-Card gelten grundsätzlich folgende Rahmenbedingungen: - Alle Übernachtungsgäste der teilnehmenden Beherbergungsbetriebe bekommen die Gästekarte B-O (Arbeitstitel) kostenlos ausgehändigt - Die Gästekarte ist personengebunden und nicht übertragbar - Der Gast kann das Leistungsspektrum der Gästekarte B-O (Arbeitstitel) während des gesamten Aufenthalts (Anreisetag bis inkl. Abreisetag) zum größten Teil kostenlos nutzen - Das potentielle Leistungsspektrum ist in 2 wesentliche Leistungsbereiche gegliedert: ? Mobilitätsleistungen, hier vor allem das vorrangige Ziel: o Kostenlose Nutzung des ÖPNV-Angebots der im Projektgebiet relevanten Verkehrsverbünde RMV, VRN und VAB ? Leistungen aus dem Kultur- und Freizeitbereich o Zum Start des Gästekarte B-O (Arbeitstitel)-Projekts wird mit 60-80 integrierten Leistungen gerechnet Der Grundansatz der hier angestrebten Kartenmodells zur Refinanzierung der Leistungen basiert auf dem sog. Umlageverfahren. - Der Beherbergungsbetrieb bezahlt pro Gast/pro Nacht einen fixen Betrag ? X,XX pro Erwachsenen/pro Nacht (Altersgrenze: ab 15 Jahre) ? X,XX pro Kind/pro Nacht (Altersgrenze: 6-14 Jahre) o Geschäftsreisende und Klinikpatienten sind ausgenommen und bekommen keine Card ausgehändigt - Auf Basis der hiermit generierten Einnahmen werden die Leistungserbringer vergütet sowie die Aufwände für Marketing, Organisation und Betrieb ausgeglichen. Die Leistungspartner aus dem Kultur- und Freizeitbereich erhalten eine nutzungsabhängige Ausschüttung basierend auf - dem jeweiligen Eintrittspreis - den stattgefundenen Akzeptanzen beim Partner - den Gesamt-Akzeptanzen im Projekt Sie erhalten dazu vom Cardbetreiber kostenlos ein Lesegerät, um die Eintritte mit der Gästekarte B-O zu zählen und die Gültigkeit der Gästekarte kontrollieren zu können. Neben dieser Verrechnungsweise ergeben sich weitere Ausschüttungsmethoden, die das System ermöglichen muss: - Pauschalvergütung (unabhängig von der Anzahl der jeweiligen Akzeptanzen) - Fixausschüttung (pro Akzeptanz sowie alternativ pro Nacht) - Frequenzausschüttung (unter Berücksichtigung und Gewichtung zu Gesamtakzeptanzen) In einer Projektausbaustufe soll es mit dem System möglich sein, den Einheimischen das Leistungsspektrum (oder Teile davon) in Form einer Bürgerkarte zugänglich zu machen. Das Kartenmodell basiert dabei auf einer Kaufkarte. Für einen definierten Kaufpreis erhält der Karteninhaber kostenfreien/ermäßigten Zutritt zu teilnehmenden Leistungsträgern. Die Karte hat dabei einen definierten Gültigkeitszeitraum und wird bei den Leistungsträgern elektronisch gezählt und kontrolliert (analog dem Beschriebenen Vorgehen der umlagebasierten Gästekarte). Analog zu den Ausschüttungsregularien wird auch die Bürgerkarte nutzungsabhängig, pauschal oder Fix pro Akzeptanz vergütet. Die folgende Leistungsbeschreibung definiert die Anforderungen und Voraussetzungen zur Einführung und dem Betrieb der B-O-Card. Es werden dabei auf die notwendigen Funktionalitäten und Komponenten inkl. des jeweilig benötigten Projektmanagements und weiterer Dienstleistungen (wie. z.B. Wartung) beschrieben. Bei etwaigen inhaltlichen Unklarheiten in Bezug auf die beschriebenen Anforderungen wird der Bieter gebeten, seine Fragen gegenüber dem jeweiligen Ansprechpartner des Auftraggebers zu formulieren. 2 Umsetzungszeitplan Die Umsetzung der B-O-Card erfolgt in mehreren aufeinanderfolgenden Projektstufen. Geplanter Start ist der Beginn der touristischen Saison zu Ostern 2022. Der Bieter hat einen Projektplan beizufügen, der die einzelnen Projektstufen und seine gegenseitigen Abhängigkeiten berücksichtigt. 3 Leistungsbeschreibung 3.1 Allgemeine Systemanforderungen Der Bieter muss ein webbasiertes Card System bieten, um alle notwendigen und nachfolgend beschriebenen Prozesse für der B-O-Card abbilden zu können. Generell ergeben sich für die Cardplattform folgende Grundanforderungen: ? Kartenausgabe- und (Karten-)Daten-Verwaltungsprozesse für teilnehmende Beherbergungsbetriebe, Verkaufsstellen und Auftraggeber ? Kartenakzeptanzprozesse für Leistungsgeber (Akzeptanzstellen) ? Clearing- und Buchhaltungsprozesse zwischen Auftraggeber und allen angeschlossenen Leistungsträgern (Ausgabe- und Akzeptanzstellen) ? Stammdatenpflege und -verwaltung aller angeschlossenen Leistungsträger durch den Auftraggeber ? Schnittstellenbetrieb mit externen Systemdienstleistern ? Datenhaltung, Konfiguration der Produkt- und Kundendaten ? Analyse- und Auswertungsfunktionalitäten Das Gesamtsystem ist als Dienstleistungsangebot (Software as a Service/SaaS) anzubieten. Dabei soll eine zentrale Systemplattform zum Einsatz kommen, die mit allen gängigen Betriebssystemen (Windows, MacOS, iOS, Android) und den entsprechenden Browsern (Google Chrome, Firefox, Safari, Opera, Brave, Microsoft Edge) bedienbar sein. Das System muss ohne Vor-Ort-Installationen sowie ohne Installation von Treibern eingesetzt werden können. Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt bei allen geforderten Prozessen in Echtzeit und innerhalb der zentralen Systemplattform. Das System muss außerdem alle Daten nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen speichern. Der Anbieter muss für den laufenden Betrieb Card-System eine entsprechende Performance garantieren, die im Laufe der Projektentwicklung nach oben skalierbar sein muss. Zum Start der B-O-Card wird mit - 100 Ausgabestellen - 60-80 Akzeptanzstellen - 100.000 Ankünfte mit 250.000 Übernachtungen - Ca. 150.000 Akzeptanzen Neben der Performance und Skalierbarkeit spielt auch die Systemverfügbarkeit und Ausfallsicherheit wichtige Rolle. Eine generelle Systemverfügbarkeit von 99 % im Jahresmittel wird vorausgesetzt. Der Bieter hat im Rahmen der Angebotsphase ein Betriebskonzept vorzulegen, wie eine zielgerechte Ausfallsicherheit erreicht werden kann die Verfügbarkeit der Teilsysteme und Komponenten sichergestellt werden kann. Im Rahmen des Projekts B-O-Card muss dem Auftraggeber das uneingeschränkte Recht eingeräumt werden, die für den Betrieb und die Abwicklung notwendigen Funktionalitäten, Teilsysteme und Anwendungen uneingeschränkt nutzen zu können. Darüber hinaus stehen dem Auftraggeber alle Daten innerhalb des Gesamtsystem zu jederzeit zur Nutzung zur Verfügung. Der Auftraggeber ist Eigentümer der im Rahmen der Projektierung generierten und verwalteten Daten. Mit Abschluss Projekts B-O-Card (durch Kündigung des Projektvertrags) werden dem Auftraggeber die Daten in einem geeigneten Datenformat zur Verfügung gestellt. Anschließend wird das Cardsystem endgültig auf den Datenbanken des Anbieters gelöscht. 3.2 Rechte-/Funktionsverwaltung Die hier angebotene Cardplattform muss mandantenfähig sein. Dies betrifft sowohl funktionale Steuerungselemente als auch das eingesetzte Datenbanksystem. Innerhalb eines Mandanten müssen verschiedene Benutzerrollen zugewiesen werden können. Im Einzelnen sind dies min.: - Administratoren - Betreiber des Gesamtsystems - Ausgabestellen (z.B. Beherbergungsbetriebe) - Verkaufsstellen (z.B. für Bürgerkarte - Tourist- Info, anderweitige PoS, etc.)) - Akzeptanzstellen (z.B. Freizeit- und Kultureinrichtungen, etc.) Innerhalb der Benutzerrollen soll es möglich sein, jedem Benutzer individuelle Rechte für notwendige Funktionalitäten zuzuweisen. Die Anlage von Ausgabe-/Verkaufs-/Akzeptanzstellen und deren notwendigen Benutzer ist unbegrenzt möglich. Dem Administrator muss selbstständig in der Lage sein, eine beliebige Anzahl an neuen Benutzern, Ausgabestellen, Akzeptanzstellen und Leistungen anzulegen. Zudem muss es dem Administrator möglich sein, selbständig alle Rechte und Funktionen zuweisen / zurücknehmen zu können und sich mit jedem Benutzer / Ausgabe- / Akzeptanzstelle einzuloggen. 3.3 Stammdatenverwaltung Alle Leistungsträger-Stammdaten (Beherbergungsbetriebe, Verkaufsstellen, Akzeptanzstellen sind im Cardsystem zu erfassen. Alle Stammdaten müssen über einen CSV oder Excel-Export jederzeit zur Verfügung stehen. Wünschenswert ist die Möglichkeit zur individuellen Konfiguration der Exporte nach Dateninhalt, -umfang und Reihenfolge innerhalb der Exportdateien. In den Stammdaten der Beherbergungsbetriebe muss verwaltet werden können: - Objektadresse, Lieferadresse, Rechnungsadresse - Bankverbindungsdaten - Option zur Definition abweichender Rechnungsempfänger - Buchhaltungsdaten (z.B. Steuernummer, Ust.-ID, Personenkontonummern) - Freifelder zur Schnittstellenbelegung (z.B. Betriebsnummer) - Optionale Kommentar-/Notizfeld(er) In den Stammdaten der Verkaufsstellen muss verwaltet werden können: - Objektadresse, Lieferadresse, Rechnungsadresse - Bankverbindungsdaten - Option zur Definition abweichender Rechnungsempfänger - Buchhaltungsdaten (z.B. Steuernummer, Ust.-ID, Personenkontonummern) - Freifelder zur Schnittstellenbelegung (z.B. Betriebsnummer) - Abrechnungsparameter (z.B. Provisionssätze (prozentual/Fixbetrag) - zeitraumbezogen; kartentypbezogen) - Optionale Kommentar-/Notizfeld(er) In den Stammdaten der Akzeptanzstellen muss verwaltet werden können: - Objektadresse, Lieferadresse, Rechnungsadresse - Bankverbindungsdaten - Option zur Definition abweichender Rechnungsempfänger - Buchhaltungsdaten (z.B. Steuernummer, Ust.-ID, Personenkontonummern) - Freifelder zur Schnittstellenbelegung (z.B. Betriebsnummer). - Abrechnungsparameter wie z.B. o Generelle Ausschüttungsberechtigung o Fixbetrag pro Akzeptanz o Fixbetrag pro Nacht o Pauschalabrechnungsberechtigt (Definition der Verrechnungsregelung) o Verrechnungsbasis Frequenzausschüttung (zeitraumbezogen; Kartentypbezogen) - Validierungsregelungen o Zuordnung Validierungsgruppen o Nutzungsart (beliebig, n-mal, n-mal ab Datum, n-mal an Wochentagen, n-mal Datum von/bis, n-mal innerhalb von m-Tagen, n-mal pro Tag, n-Tage ab Datum, n-Tage ab Erstnutzung, n-Tage innerhalb von m-Tagen) o Datum von/bis; Mo/Di/Mi/Do/Fr/Sa/So/Alle o Zuordnung Gültigkeiten von Kartentypen - Optionale Kommentar-/Notizfeld(er) Alle Leistungsträger-Stammdaten müssen über einen CSV- oder Excel-Export jederzeit zur Verfügung stehen 3.4 Kartenträger Die Gästekarte für Übernachtungsgäste soll dem Gast - als physische Variante - oder als digitale Variante zur Verfügung gestellt werden. Die physische Karte soll aus dem System on demand auf einer DIN-A4-Druckbogen (max. 140g-Papier) mit einem handelsüblichen Tintenstrahl-/Laserdrucker ausgedruckt werden können. Eine Installation eines zusätzlichen Druckertreibers muss vermieden werden. Die Karte weist dabei neben den Informationen zum Gast und zur Gültigkeit einen eindeutigen QR-Code für die spätere elektronische Akzeptanzzählung und Gültigkeitsprüfung auf. Alternativ soll es auch die Möglichkeit geben, dem Gast die Gästekarte digital als Wallet-/PDF-Datei per Mail zur Verfügung stellen zu können. Des Weiteren ist eine Destinations-PWA/APP als digitaler Reisebegleiter geplant. Das System muss hier eine Schnittstelle bieten um die Gästekarte direkt in der PWA/APP zur Verfügung stellen zu können. Ist eine Schnittstelle nicht vorhanden, so kann der Bieter alternative Lösungen beschreiben und anbieten, wie eine Gästekarte in einer PWA/APP ausgegeben werden kann. Die geplante Bürgerkarte soll - als physische Variante - oder als digitale Variante zur Verfügung gestellt werden. Die physische Karte soll aus dem System on demand ausgestellt werden. Hierfür soll eine print@home-Variante (PDF-Datei) und die Druckoption auf eine Hartplastikkarte am PoS durch den Bieter zur Verfügung gestellt werden. Im Rahmen der Angebotslegung soll der Bieter, alternativ zur Standard-PVC-Karte, weitere mögliche Card-Materialien vorschlagen und eine Preisstaffel mit folgender Spezifikation anbieten: Auflage: 1.000 Ex. / 5.000 Ex. / 10.000 Ex. Format: 85,6 x 53,98 x 0,76 mm (ISO Standard) Druck: 4/4-farbig Euroskala, Offset ISO Standard (randabfallend) Verarbeitung: hochglänzend laminiert Personalisierung: ohne Alternativ soll es auch die Möglichkeit geben, die Bürgerkarte digital als Wallet-/PDF-Datei per Mail zur Verfügung stellen zu können. Des Weiteren ist eine Destinations-PWA/APP als digitaler Reisebegleiter geplant. Das System muss hier eine Schnittstelle bieten um die Bürgerkarte direkt in der PWA/APP zur Verfügung stellen zu können. Ist eine Schnittstelle nicht vorhanden, so kann der Bieter alternative Lösungen beschreiben und anbieten, wie eine Bürgerkarte in einer PWA/APP ausgegeben werden kann. 3.5 Kartenausgabe 3.5.1 Verwaltung/Pflege von Kartentypen Das System muss in der Lage sein, unterschiedliche Kartentypen mit unterschiedlichen Kartentypen abbilden zu können. Neben der generellen Unterscheidung nach den bereits erwähnten unterschiedlichen Ansätzen - Umlagebasierte Gästekarten - All-Inclusive-Kaufkarte müssen weitere Konfigurationsmöglichkeiten und Nutzungsregelungen für Kartentypen individuell definierbar sein. Dies sind z.B.: - Kartenpreise/Umlagebeträge pro Kartentyp - Abweichende Steuersätze pro Kartentyp - Eindeutige Nummernkreisabgrenzung und deren Verwaltung (bspw. für Logistikprozesse für den PoS) - Gültigkeiten pro Kartentyp - Nutzungsregelungen pro Kartentyp + Leistungsträger - Abrechnungsrelevanz - Alterskategorien 3.5.2 Mechanismen zur Kartenausgabe Die Kartenausgabe zur umlagebasierten Gästekarte erfolgt in der Regel beim Beherbergungsbetrieb. Der Bieter hat hierfür eine webbasierte, benutzerfreundliche Erfassungsmaske zur Verfügung zu stellen. Mit dieser Anwendung sollen folgende Funktionalitäten abgebildet werden können: - Datenerfassung eines Gastes (oder x-Gästen) in einem Arbeitsvorgang wie z.B. o Name, Vorname o Adressdaten o Mailadresse o An-/Abreisedaten - Möglichkeit zur Gastkategorisierung (z.B. Erwachsen, Kind, usw.) - Option zum Self-PreCheckIn durch den Gast vor der Anreise o Erreichbarkeit der Eingabemaske durch E-Mail-Versand einer individuell generierten URL - Automatische Eingabe-Plausibilitätsprüfungen (z.B. Geburtsdatum vs. Gastkategorisierung) - Cardgenerierung auf Basis der erfassten Daten (Cardausdruck bzw. Versand digitale Gästekarte). Darstellung folgender Daten auf der Card wie z.B. o Name, Vorname o An-/Abreise o Gastkategorie/Kartentyp o Gästekartennummer o QR-Code - Updatemöglichkeit und entsprechende Wiederausgabe von bereits erfassten Daten inkl. automatischer Sperrung der vorangegangen Karte(n) - Stornierungsmöglichkeiten bereits ausgegebener Gästekarten (bis inkl. Abreisetag des Gastes/der Gäste - sofern noch keine Nutzung erfolgt)) inkl. automatischer Sperrung der betroffenen Karte(n) - Such- und Kopierfunktionalität bereits angelegter Daten - Historie zu angelegten Datensätzen - Möglichkeit zur Ausgabe beliebiger Leistungspakete und/oder Leistungen. - Möglichkeit zur Aufbuchung (automatisch/manuell) von externen Paketen, Leistungen bzw. Berechtigungen. Die geplante Bürgerkarte soll am PoS und auch über einen Webshop (siehe auch 3.5.3) ausgegeben werden. Der Bieter hat hierfür eine webbasierte, benutzerfreundliche Erfassungsmaske zur Verfügung zu stellen. Mit dieser Anwendung sollen folgende Funktionalitäten abgebildet werden können: - Datenerfassung eines Kartenkäufers (oder x-Kartenkäufer) in einem Arbeitsvorgang wie z.B. o Name, Vorname o Adressdaten o Mailadresse - Möglichkeit zur Auswahl von zur Verfügung stehenden Kartentypen - Cardgenerierung auf Basis der erfassten Daten (Cardausdruck bzw. Versand digitale Gästekarte). Darstellung folgender Daten auf der Card wie z.B. o Name, Vorname o An-/Abreise o Gastkategorie/Kartentyp o Gästekartennummer o QR-Code - Verkaufsbelegausgabe nach Vorgaben des Auftraggebers - Stornierungsmöglichkeiten bereits ausgegebener Bürgerkarten (sofern noch keine Nutzung erfolgt) inkl. automatischer Sperrung der betroffenen Karte(n) - Such- und Kopierfunktionalität bereits angelegter Daten - Historie zu angelegten Datensätzen - Möglichkeit zur Ausgabe beliebiger Leistungspakete und/oder Leistungen. - Möglichkeit zur Aufbuchung (automatisch/manuell) von externen Paketen, Leistungen bzw. Berechtigungen. 3.5.3 Webshop Für den Verkauf der geplanten Bürgerkarte muss der Bieter ein eigenes Webshop-System anbieten. Neben dem normalen Verkauf der Karten, die postalisch zugesendet werden können, muss die Möglichkeit bestehen, Karten auch als print@home-Variante zu erhalten, die auf ein normales DIN A4 Papier gedruckt werden können. Als weitere Option soll die Bürgerkarte als digitale Variante (via Wallet/PDF) verkauft und dem Käufer zur Verfügung gestellt werden. Alle E-Mails innerhalb des Bestellvorgangs müssen automatisiert versendet werden. Der Webshop muss in mehreren Sprachversionen zur Verfügung stehen. Mindestens ist dieser in Deutsch und Englisch anzubieten. Der Auftraggeber kann bei der Wahl des Payment Service Providers (PSP) und der notwendigen Einbindung in den Webshop frei entscheiden. Eine weitere Funktionalität soll die Verwaltung und Einlösemöglichkeit von Rabattcodes sein. Der Auftraggeber kann Rabattcodes selbstständig definieren und deren Nutzugs-/Rabattierungsregeln festlegen (z.B. prozentualer oder -Betrag in beliebiger Höhe; allgemeingültige Gutscheine oder einmalig nutzbar; Codes mit unbegrenzter oder begrenzter Gültigkeit) 3.5.4 Option Meldewesen/Kurbeitragsabrechnung Die umlagebasierte Gästekarte für Übernachtungsgäste wird zu Projektbeginn in allen teilnehmenden Beherbergungsbetrieben der Destination ausgegeben. Die Verantwortung für die Projektierung obliegt dabei vollständig dem Auftraggeber. Innerhalb der Destination Bergstraße-Odenwald haben einige Kommunen das Recht, eine Kur-/Gästetaxe-/Tourismusbeitrag von Übernachtungsgästen zu verlangen. Parallel zum Betrieb der B-O-Card soll der Bieter im Rahmen dieses Angebots darlegen, wie ein Zusammenspiel zwischen einer kommunalen Systematik zur - elektronischen Meldeschein + Gästekartenausstellung - Kurbeitragsermittlung und -abrechnung und der Cardsystematik des Auftraggebers - B-O-Card-Ausstellungs- und Akzeptanzprozesse - Umlagebetragsermittlung und -abrechnung gestaltet sein kann. Der Bieter kann das Angebot für die Umsetzung und Betrieb eines elektronischen Kurbeitragsabrechnungssystem inkl. notwendiger Schnittstellen zum B-O-Cardsystem als optionalen Baustein mit anführen. 3.6 Kartenakzeptanz Alle Kartentypen des Gesamtprojekts sollen bei den angeschlossenen Akzeptanzstellen elektronisch zähl- und Kontrollbier sein. Der Bieter hat hierfür eine webbasierte, benutzerfreundliche Erfassungsmaske zur Verfügung zu stellen. Folgende Funktionalitäten sind gefordert: - Echtzeitprüfung der Eintrittsberechtigung aller Kartentypen o Eine Prüfung muss je nach Hardware-Einsatz beim Leistungsträger über die Karten ID (z. B. über einen Scanner / Drehkreuz / App / Mobiltelefon) oder über eine Kartennummer (per manueller Eingabe) möglich sein. o Ergebnisanzeige der Validierungsprüfung (bei Ablehnung auch Ausgabe des Ablehnungsgrunds) o Anzeige von Kartendetails (im Rahmen der datenschutzrechtlichen Möglichkeiten - Name, Vorname, Gültigkeit,) - Akzeptanzprüfung über Möglichkeit zur manuellen Nummerneingabe o Damit wird gewährleistet, dass kleinere Leistungsträger mit wenig Frequenz und ohne zusätzliche Hardware die Karten prüfen können. - Akzeptanzstornomöglichkeit für die Akzeptanzstelle - Nachträgliche Akzeptanzbuchung durch den Administrator (Cardbetreiber) - Akzeptanzlöschung durch den Administrator (Cardbetreiber) - Akzeptanzumbuchung auf einen anderen Tag - Die Kartenprüfung via VDV-KA (ÖPNV-Leistung) ist wünschenswert (siehe auch 3.10.4) Akzeptanzen nachträglich gesperrter oder stornierter Karten müssen trotz der Sperrung und Stornierung für die Abrechnung im System gespeichert bleiben. 3.7 Clearingprozesse Das Cardsystem des Bieters muss alle clearingrelevanten Vorgänge für 1. Abrechnung von Umlagebeträgen aller Gäste gegenüber teilnehmenden Beherbergungsbetrieben (Umlagebasierte Gästekarte - Lastschrift) 2. Abrechnung von Kartenverkäufen gegenüber Verkaufsstellen (Bürgerkarte - Lastschrift) 3. Abrechnung von Akzeptanzen gegenüber Akzeptanzstellen (Cardnutzungen - Gutschrift) abbilden können. Der Administrator muss in der Lage sein, alle Abrechnungsläufe selbstständig durchzuführen und abzuschießen. Zu 1: Im Rahmen der Abrechnung von Umlagebeträgen zwischen Cardbetreiber und teilnehmenden Beherbergungsbetrieb muss das Cardsystem folgende Funktionalitäten vorhalten: - Ermittlung der Berechnungsgrundlage auf Basis eines Umlagemodells nach Gast, Kartenausgaben, Anzahl Übernachtungen (ggf. Berücksichtigung unterschiedlicher Betrachtung von Nächten (Erstnacht/Folgenächte), Differenzierung Erstnacht/Folgenacht) - Anlage und Konfiguration von Parametern in Verbindung mit Abrechnungen und Umlagemodell (z.B. Altersklassifizierung, Befreiungsgründe, Steuersätze) - Erstellung von buchhaltungskonformen Rechnungen für Umlagebeträge als Ausdruck, Einzel-PDF und Sammel-PDFs o Ausgabe als PDF für postalischen Versand und/oder o Bereitstellung der Rechnungen in einem Rechnungsportal (mit Mailinformation an den Leistungsträger zur Bereitstellung der Abrechnungsdatei) - Korrekturabrechnungen für evtl. nachträglich eingegangene Datensätze oder veränderte Abrechnungsgrundlagen (Storno, Verkürzung/Verlängerung o.ä.) - Export entsprechender Buchungsdateien zur Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung (bspw. SAP, DATEV, o.ä.) - Individuelle Festlegung von Rechnungsintervallen Zu 2: Im Rahmen der Abrechnung von Kartenverkäufen gegenüber Verkaufsstellen muss das Cardsystem folgende Funktionalitäten vorhalten: - Abrechnung auf Basis der Verkäufe eines PoS (Anzahl verkaufter Kartentypen mit jeweils definiertem Preis) - Abrechnung von Verkaufsprovisionen Berücksichtigung der Provisionsregelungen (siehe Stammdatenpflege 3.3) - Anlage und Konfiguration der Abrechnungsparameter für das Clearing - Konfiguration der Rechnungsläufe unter Berücksichtigung weiterer Parameter - Erstellung von buchhaltungskonformen Rechnungen für Verkäufe als Ausdruck, Einzel-PDF und Sammel-PDFs o Ausgabe als PDF für postalischen Versand und/oder o Bereitstellung der Rechnungen in einem Rechnungsportal (mit Mailinformation an den Leistungsträger zur Bereitstellung der Abrechnungsdatei) - Korrekturabrechnungen für korrigierte Datensätze (z.B. Storno) - Export entsprechender Buchungsdateien zur Weiterverarbeitung ind er Finanzbuchhaltung (bspw. SAP, DATEV, o.ä.) - Individuelle Festlegung von Rechnungsintervallen Zu 3: Im Rahmen der Abrechnung von Akzeptanzen gegenüber Akzeptanzstellen muss das Cardsystem folgende Funktionalitäten vorhalten: - Möglichkeit zur Bildung von Umsatztöpfen je nach Kartentypen - Verrechnung von Akzeptanzen innerhalb definierter Umsatztöpfe - Berücksichtigung unterschiedlicher Faktoren im Rahmen der Abrechnung: o Vertraglich vereinbarte Preismodelle der Leistungen ? Zeitraumbezug ? Kartentypbezug o Frequenzausschüttung (Verhältnis der Akzeptanzen einer Leistung zu den Gesamt-Akzeptanzen) o Fixbetrag pro Akzeptanz o Fixbetrag pro Nacht o Pauschalabrechnung (z.B. Pauschalbetrag pro erreichte Akzeptanz-Schwellenwerte) - Erstellung von buchhaltungskonformen Rechnungen für Akzeptanzabrechnungen als Ausdruck, Einzel-PDF und Sammel-PDFs o Ausgabe als PDF für postalischen Versand und/oder o Bereitstellung der Rechnungen in einem Rechnungsportal (mit Mailinformation an den Leistungsträger zur Bereitstellung der Abrechnungsdatei) - Korrekturabrechnungen für evtl. nachträglich eingegangene Datensätze - (oder veränderte Abrechnungsgrundlagen (Akzeptanzstorno, Umbuchung) - Export entsprechender Buchungsdateien zur Weiterverarbeitung ind er Finanzbuchhaltung (bspw. SAP, DATEV, usw.) - Individuelle Festlegung von Rechnungsintervallen 3.8 Hardware 3.8.1 Stationäre Akzeptanzerfassung Der Bieter muss zur Kartenprüfung entsprechende Lesegeräte für die stationäre Verwendung an Desktop-Pcs mit Interanschluss anbieten. Die Lesegeräte sollten per Plug & Play in Betrieb und verwendet können. Die zusätzliche Installation von Treiber auf den jeweiligen PCs ist nicht gewünscht. Es muss gewährleitet sein, dass das Lesegerät sowohl physische als auch digitale Karten (Smartphonedisplay) problemlos verarbeiten kann. Sofern der Anbieter Staffelpreise anbieten kann, sind diese für folgende Stückzahlen im Angebot aufzuführen: - 50 Lesegeräte - 75 Lesegeräte - 100 Lesegeräte Der Anbieter liefert den Einzelpreis inkl. Konfiguration und Einrichtung vor Ort sowie das Datenblatt der angebotenen Hardware. 3.8.2 Mobile Akzeptanzerfassung Der Bieter muss zur Kartenprüfung entsprechende mobile Lesegeräte anbieten. Auf dem mobilen Gerät soll eine Anwendung zur Prüfung von Akzeptanzen installiert sein. Die Akzeptanzprüfung kann sowohl onlinebasiert in Echtzeit als auch offline erfolgen, falls das Mobilgerät zwischenzeitlich keinen Empfang hat. Es muss gewährleitet sein, dass das Mobilgerät sowohl physische als auch digitale Karten (Smartphonedisplay) problemlos verarbeiten kann. Sofern der Anbieter Staffelpreise anbieten kann so sind diese für folgende Stückzahlen im Angebot aufzuführen: - 10 Mobilgeräte - 30 Mobilgeräte - 50 Mobilgeräte Der Anbieter liefert den Einzelpreis inkl. Konfiguration und Einrichtung vor Ort sowie das Datenblatt der angebotenen Hardware. 3.8.3 Verkauf (Bürgerkarte) - PoS Ein möglicher Verkaufsprozess der Bürgerkarte sieht vor, Daten des Kartenkäufers über die PoS-Online-Verkaufsanwendung zu erfassen. Diese Daten sollen dann on demand am PoS auf einen Kartenrohling gedruckt werden. Hierfür wird ein Thermosublimationsdrucker benötigt. Der Anbieter liefert den Einzelpreis inkl. Konfiguration und Einrichtung vor Ort sowie das Datenblatt der angebotenen Hardware. 3.9 Statistiken Das System muss über ein umfangreiches, datenschutzkonformes Statistiktool verfügen. Alle Statistikfunktionen und Reports müssen auf den gesamten Datenbestand (Einzeldaten, Einzel-Transaktionen) und in Echtzeit zugreifen können. Die Parameter, die für Auswertungen, Filterung und deren Kombinationen herangezogen werden, können benutzer- und rollenbezogen flexibel angelegt und konfiguriert werden. Der Zugriff auf Konfiguration und die Funktionen Auswertung erfolgt ebenfalls gemäß dem Benutzer- und Rollenkonzept. Nachfolgend ist eine Mindestauswahl von Parametern und Konfigurationsmöglichkeiten genannt: Folgende Statistiken sind gewünscht: - Anzahl der Verkäufe/Ausgaben - Auswertung nach Datum, Uhrzeit, Ausgabestelle und Kartentyp - Anzahl der Akzeptanzen - Auswertung nach Datum, Uhrzeit, Leistungspartner und Kartentyp - Gültige und ungültige Akzeptanzen nach Datum, Leistungspartner und Kartentyp inkl. Kartennummer und ggfs. Grund der abgelehnten Kartenprüfung - Herkunft und Alter der Karteninhaber - Auswertung nach PLZ, Land, Alter, Alterskategorien - Kartennutzung pro Karte (Besucherströme) - Kartennutzung je Nummernkreis - Wie verbringen die Gäste Ihren Urlaub? - Auswertung nach Ausgabestellen und Leistungspartnern (von wo nach wo?) = Clusteranalysen - Akzeptanzen am gleichen Tag vor und nach der Nutzung des ausgewählten Leistungspartners - Nutzung je Altersstruktur - Nutzung je Herkunft - Anzahl ausgegebener Karten ohne Akzeptanzen - Saisonale Entwicklung des Verkaufs 3.10 Schnittstellen Die Cardplattform muss über offene Schnittstellen(-methoden) verfügen. Bei Bedarf hat der Bieter die betreffende Schnittstellendokumentation mit den jeweiligen externen System-Dienstleistern auszutauschen und sich hinsichtlich der konkreten Anbindung abzustimmen sowie im Testing zu unterstützen. Der technische Zugang zu den Schnittstellen muss nach dem Stand der Technik abgesichert und verschlüsselt sein. Der Bieter hat sicherzustellen, dass die eingehenden Daten eindeutig auf den betreffenden Leistungsträger zugewiesen werden und der Datenlieferant (externe Systemdienstleister) eindeutig erkennbar ist. Alle Schnittstellen(-methoden) müssen echtzeitbasiert zur Verfügung gestellt werden. 3.10.1 Kassen-/Zutrittssysteme Die Cardplattform muss eine offene Schnittstelle zur Gültigkeitsabfrage und Akzeptanzbuchung zur Verfügung stellen. Sie soll folgendes Szenario abbilden können: - Via Kassen-/Zutrittssystem wird die Kartennummer erfasst - Mit Nummernerfassung wird die entsprechende Schnittstellenmethode angesprochen und folgende Informationen übergeben o Kartennummer o Leistungspartner-ID o Transaktionsdatum + -uhrzeit - Die Cardplattform validiert die Daten und sendet die entsprechende Antwort an das Kassen-/Zutrittssystem o Ja (Karte gültig und Akzeptanz möglich) o Nein (Karte ungültig - Begründung zur Ablehnung muss dem Kassen-/Zutrittssystem mit übergeben werden) Neben der reinen Akzeptanzbuchungsmöglichkeit soll es ebenfalls über die Schnittstelle möglich sein, - eine gebuchte Akzeptanzen stornieren zu können. - eine einfache Gültigkeitsabfrage ohne automatischer Akzeptanzbuchung vornehmen zu können. 3.10.2 PMS-Systeme Für die Übernahme von Gäste-/Kartendaten aus einem vorhandenen PMS-System der teilnehmenden Beherbergungsbetriebe ist eine offene Schnittstelle bereitzustellen, die folgendes Szenario ermöglicht: - Die Daten des Gastes werden vom PMS-System automatisiert in die Cardplattform übergeben - Nach erfolgter Validierung werden die Gästekarten via Cardplattform generiert. Es muss die Unterscheidungsmöglichkeit geben, ob die Karte dem Gast physisch (Ausdruck) oder digital (auf Smartphone) zur Verfügung gestellt wird o für die physische Karte wird das generierte Druck-PDF an das PMS-System übergeben und kann ausgedruckt werden o die digitale Karte wird direkt aus der Cardplattform an die entsprechende Mailadresse des Gastes versendet. Das PMS erhält eine Meldung über den erfolgten Versand Die Schnittstelle muss updatefähig sein und auf einen bereits erfolgten Datenaustausch referenzieren können. Nur so ist ein Update (z.B. Verlängerung/Verkürzung des Aufenthaltes/Stornierung) möglich. Der Bieter stellt dar, welche Schnittstellen zu welchen Hotelsoftware-Systemen bereits bestehen. 3.10.3 PWA/APP Der Auftraggeber plant eine PWA/APP für die Destination als digitalen persönlichen Reisebegleiter. Zu diesem Zweck soll die Gästekarte in der Anwendung eingebettet sein. Grundsätzlich soll der Gast in einem möglichst automatisierten Prozess auf PWA/APP geleitet wird, um dort seine Gästekarten und alle weiteren notwendigen Informationen zu finden. Darüber hinaus soll es auch einen Weg geben, über den sich der Gast selbständig in der PWA/App registrieren kann. Durch die Registrierung (z.B. via Buchungscode) erhält dann wiederum seine Gästekarten und alle weiteren notwendigen Informationen. Der Bieter hat hier seine technische Lösung und Vorgehensweise zu beschreiben. Der Bieter sollte hier über eine offene Schnittstelle verfügen, um agenturunabhängig eine entsprechende PWA/APP-Lösung anbinden zu können. Die hier angebotene Schnittstelle muss updatefähig sein und auf einen bereits erfolgten Datenaustausch referenzieren können. Nur so ist ein Update (z.B. Verlängerung/Verkürzung des Aufenthaltes/Stornierung) möglich. 3.10.4 ÖPNV Ein wichtiger Leistungsbestandteil der umlagebasierten Gästekarte ist die Nutzung des ÖPNV während des gesamten Aufenthalts. Aufgrund der geographischen Ausdehnung der Region stellen insgesamt 3 Verkehrsverbünde ihre Leistung zur Verfügung. Um zukünftig die Gästekarten auch in der ÖPNV-Fahrzeugen elektronisch zählen und kontrollieren zu können wäre es wünschenswert, die Gästekarte über die Cardplattform VDV-KA-konform ausstellen kann. Hierfür wird eine Schnittstelle zu den Systemen der jeweiligen Verkehrsverbünde benötigt, über die Mapping- und Clearing-Daten ausgetauscht und der VDV-Barcode über einen von den oben genannten Unternehmen bereitgestellten SAM-Server generiert werden kann. Entsprechende technische Voraussetzung in Bezug auf die VDV-KA sind vom Bieter zu beachten und bei der technischen Entwicklung zu integrieren. Der Bieter hat hier seine technische Lösung und Vorgehensweise zu beschreiben und die entstehenden Kosten (für Schnittstellenprogrammierung + Betrieb) als optionalen Baustein im Angebot mit aufzuführen. 3.11 Service und Wartung Der Bieter hat einen Support- und Wartungsvertrag inkl. eines Betriebskonzepts vorzulegen. Diese Dokumentation definiert den Umgang des Bieters zu folgenden Aspekten: - Systembetrieb, Gewährleistung, Wartung - Systemupdates - Support (inhaltlich + technisch) - Kosten 3.11.1 Systembetrieb, Gewährleistung, Wartung Der Bieter garantiert eine Systemverfügbarkeit von min 99 %. Die Gewährleistung aller gelieferten Komponenten beginnt mit der Abnahme und dem Livebetrieb durch den Auftraggeber. Die Gewährleistungszeit beträgt mindestens 24 Monate. Dies betrifft alle notwendigen Systemkomponenten (hardware- + softwareseitig). Der Bieter muss die Software regelmäßig warten. Hierfür notwendige Unterbrechungen des Betriebs sind dem Auftraggeber rechtzeitig anzukündigen. 3.11.2 Technische Support-Hotline Der Bieter hat eine Support-Hotline anzubieten. Die Support-Hotline steht für 2 Zielgruppen zur Verfügung: 1. Betreiber: Service-Unterstützung im täglichen Betrieb sowie zentraler Ansprechpartner für etwaige technische Probleme. Die Support-Hotline nimmt die Probleme auf und übernimmt im Weiteren die Bindegliedfunktion zur IT (Problemlösung). Die Erreichbarkeit muss werktäglich min. von 08.00 - 17.00 Uhr gewährleistet sein. An Wochenenden und Feiertagen muss min. eine Notfall-Hotline zur Verfügung stehen. 2. Akzeptanzstellen: Ansprechpartenr für technische Probleme mit der, zur Verfügung gestellten, Hardware/Software. Die Erreichbarkeit muss werktäglich min. von 08.00 - 17.00 Uhr gewährleistet sein. An Wochenenden und Feiertagen muss min. eine Notfall-Hotline zur Verfügung stehen. 3.11.3 Einweisung und Schulung Im Rahmen der Systemeinführung muss der Bieter Schulungen zur Anwendung und Betrieb des Systems für folgende Themen und Zielgruppen anbieten: - Administrator-Schulung zur Anwendung und Betrieb des Systems (Erläuterung sämtlicher Funktionalitäten, Durchführung konkreter Anwendungsfälle inkl. Testabrechnungen, usw.) - Leistungspartner (Anwender): Schulungen für teilnehmende Beherbergungsbetriebe, Akzeptanzstellen, ggf. Verkaufsstellen (Bürgerkarte) Für alle Schulungen müssen Pauschalen festgesetzt werden, die alle notwendigen Tätigkeiten von der Vorbereitung, über die Durchführung der Schulung vor Ort (alternativ digital) und der Nachbereitung sowie allen Spesen und Reisekosten umfassen. Für alle Schulungsunterlagen sind dem Auftraggeber Vervielfältigungsrechte einzuräumen. 3.11.4 Stundensätze Programmierung + Technik-Service vor Ort Der Bieter muss Tagespauschalen und Stundensätze für - individuelle softwaretechnische Weiterentwicklungen (Programmierungen) - Unterstützung bei Hardwareproblemen vor Ort (z.B. Servicetechniker Hardware) anbieten. Anforderungen im Bereich Weiterentwicklung müssen gemeinsam detailliert schriftlich spezifiziert, freigegeben und gesondert beauftragt werden. Vom Bieter muss vor Beauftragung stets ein eigenes Angebot mit den genauen Kosten erstellt werden. 3.11.5 Datenschutz Der Bieter muss für die angebotene Systemlösung sicherstellen, dass alle Datenschutzgrundlagen nach geltender Datenschutzgrundverordnung (BDSG) eingehalten werden. Der Bieter und der Auftraggeber werden einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung schließen, in dem der Bieter alle getroffenen Maßnahmen im Detail erläutert. Die technisch organisatorischen Maßnahmen des Bieters sowie ein Muster eines Vertrags zur Auftragsdatenverarbeitung sind dem Angebot bereits beizulegen. Produktschlüssel (CPV): 48481000 Vertriebs- und Marketingsoftwarepaket Ort der Leistung: Marktplatz 1, 64720 Michelstadt NUTS-Code : DE71B Odenwaldkreis e) Unterteilung in Lose: Nein f) Nebenangebote: Nebenangebote sind nicht zugelassen g) Ausführungsfrist: Beginn : 01.12.2021 Ende : 31.01.2022 h) Anfordern der Unterlagen bei: siehe unter a) Einreichung der Angebote / Zuschlagserteilung Anforderungsfrist: 30.11.2021 00:08 Uhr Ort der Einsichtnahme in Vergabeunterlagen: Offizielle Bezeichnung:Odenwald Tourismus GmbH Straße:Marktplatz 1 Stadt/Ort:64720 Michelstadt Land:Deutschland (DE) Kontaktstelle(n) :Geschäftsleitung Zu Hdn. von :Kornelia Horn Telefon:+49 6061 9659711 Fax:+49 6060 9659720 E-Mail:horn@tourismus-odenwald.de digitale Adresse(URL):www.bergstrasse-odenwald.de i) Ablauf der Angebotsfrist: 30.11.2021 00:12 Uhr Bindefrist: 10.12.2021 j) Sicherheitsleistungen: Keine k) Zahlungsbedingungen: Anzahlung max. 10 % der Auftragssumme Zahlung nach Übergabe des Systems l) Unterlagen zum Nachweis der Eignung: 3 Referenzen über erfolgreich eingeführte Gästekartensysteme m) n) Zuschlagskriterien Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis bewertet auf der Grundlage von Preis/Kosten und den Kriterien, die in den Auftragsunterlagen aufgeführt sind o) Nichtberücksichtigte Angebote: 19 Mit der Abgabe des Angebotes unterliegt der Bieter den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote gem 19 VOL/A. p) Weitere Anforderungen nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz: Abgabe einer Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt, auch für Nach- und Verleihunternehmen. Vertragsstrafe wegen schuldhaften Verstosses gegen eine sich aus der Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt ergebenden Verpflichtung wird vereinbart: Nein q) Sonstige Informationen: nachr. V-Nr/AKZ : 7783/4 Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/hessen/2021/11/007783000004.html Data Acquisition via: p8000000 -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de