Ausschreibung: Veranstaltungstechnik auf der IdeenExpo 2022 - DE-Hannover Multimediaausrüstung Event-Organisation Dokument Nr...: 897155-2021 (ID: 2021090211161487946) Veröffentlicht: 02.09.2021 * Veranstaltungstechnik auf der IdeenExpo 2022 Seite 1 von 9 Öffentliche Ausschreibung nach 9 UVgO Nationale Bekanntmachung Vergabe-Nr.: IE2022-Technik Die Auftragsvergabe erfolgt in einem einstufigen öffentlichen Verfahren. Der Auftraggeber fordert eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung des Angebots erfolgt auf Basis folgender Zuschlagskriterien: Kosten, Qualität des schriftlichen Angebotes und der mündlichen Präsentation, siehe Dokument "Aufforderung zur Angebotsabgabe", S. 5. Zu beachten sind die formalen Hinweise hinsichtlich Form und Frist für die Einreichung der Angebote in der Ausschreibung. Eingänge per E-Mail oder Fax sind unzulässig. Die vollständigen Vergabeunterlagen finden Sie als Download unter folgendem Link: https://cloud.ideenexpo.de/index.php/s/5TKSo29TBpqafR6 Ergänzende Anhänge zur Leistungsbeschreibung (Anlage 3) sind per E-Mail anzufordern unter: idee@ideenexpo.de Mit Anforderung der ergänzenden Unterlagen erhalten die Bieter einen Link zum Download und werden für die weitere Kommunikation registriert. Der Schriftverkehr (u.a. Beantwortung von Bieterfragen) erfolgt über die angegebene E-Mail-Adresse des Bieters. a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, den Zuschlag erteilende Stelle sowie Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind: a1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: IdeenExpo GmbH (Auftraggeber) Kirchwender Straße 17 30175 Hannover www.ideenexpo.de a2) Rückfragen zum Verfahren: event it AG Pelikanplatz 7-9 30177 Hannover ideenexpo@eventit.ag a3) Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind: IdeenExpo GmbH Stichwort: IE2022-Technik Kirchwender Straße 17 30175 Hannover Seite 2 von 9 b) Art der Vergabe: Öffentliche Ausschreibung nach 9 UVgO Vergabe-Nr.: IE2022-Technik c) Form der Angebote: Die geforderten Unterlagen sind bis 06.10.2021, 12 Uhr in Papierform, in zweifacher Ausfertigung mit Originalunterschriften in einem geschlossenen Umschlag mit dem Stichwort IE2022-Technik (außen sichtbar) einzureichen. Eingänge per E-Mail oder Fax sind unzulässig. d) Art, Umfang sowie Ort der Leistung d1) Art der Leistung: Ausführungs- und Zeitplanung des Gewerkes Veranstaltungstechnik sowie die Bereitstellung und Betreuung sämtlicher technischen Ausstattungen für Messehallen, Aussteller und Ausstellungsbereiche inklusive der verschiedenen Bühnen im Innen- und Außenbereich der IdeenExpo 2022. Die IdeenExpo findet vom 02. bis 10. Juli 2022 auf dem Messegelände in Hannover und der angrenzenden EXPO-Plaza statt. Die Veranstaltungsfläche umfasst ca. 110.000 qm in den Hallen 6, 7, 8 und 9, auf der Freifläche vor den Hallen sowie auf der unmittelbar angrenzenden EXPO-Plaza. Erwartet werden ca. 270 Aussteller mit rund 210 Ständen. Im Rahmen des Events wird die Begeisterung junger Menschen für Mathematik, Ingenieur- und Naturwissenschaften und Technik geweckt. Europas größtes Jugendevent in diesem Bereich motiviert und ermutigt Kinder, Jugendliche und (angehende) Studierende sich bei ihrer persönlichen Berufs-/Studienwahl für naturwissenschaftliche oder technisch orientierte Ausbildungswege und Berufe zu entscheiden. Die IdeenExpo ist gleichzeitig eine Kontaktbörse zwischen Arbeitgebern und Hochschulen auf der einen sowie Schülerinnen/Schülern und Studierenden auf der anderen Seite. Rund 265.000 Schülerinnen und Schüler aus dem gesamten Bundesgebiet, über 20.000 Studierende aus zahlreichen Hochschulstädten, 102.000 Eltern sowie 8.000 Lehrkräfte haben die IdeenExpo 2019 besucht. Die IdeenExpo wird seit 2007 alle 2 Jahre veranstaltet. Aufgrund der Corona- Pandemie wurde die 8. IdeenExpo, die ursprünglich im Juli 2021 stattfinden sollte, um ein Jahr auf 2022 verschoben. Ab 2022 wird die IdeenExpo wieder im 2- jährigen Rhythmus stattfinden. Die Finanzierung der IdeenExpo wird überwiegend von Unternehmen und Wirtschaftsverbänden sichergestellt, die sich den jungen Besucherinnen und Besuchern mit faszinierenden, vorrangig interaktiven Exponaten als attraktive und zukunftsweisende Anbieter von Ausbildungsplätzen und Arbeitgeber präsentieren. Darüber hinaus erfolgt eine Finanzierung aus öffentlichen Mitteln. d2) Umfang der Leistung Ausführungs- und Zeitplanung des Gewerkes Veranstaltungs-Technik sowie die Bereitstellung und Betreuung sämtlicher technischen Ausstattungen für Messehallen, Aussteller und Ausstellungsbereiche inklusive der verschiedenen Bühnen im Innen- und Außenbereich der IdeenExpo 2022. Seite 3 von 9 Der Auftraggeber hat verschiedene Agenturen und Dienstleister (z.B. Eventagentur, Kreativagentur, technische und bauliche Berater) für die IdeenExpo 2022 beauftragt. Die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung erfolgt durch die beteiligten Agenturen in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Für die reibungslose Zusammenarbeit sind Teamwork, Dienstleistungsorientierung und Projektmanagementfähigkeiten wichtige Kompetenzen für den Auftragnehmer. Die Gesamtprojektleitung liegt beim Auftraggeber. Zum Aufgabenspektrum des Auftragnehmers gehören u.a.: Erstellung der relevanten technischen Pläne und Unterlagen (Strompläne, Aufbaupläne, ggfs. Renderings, Statiken, etc.) Zeitmanagement innerhalb der vom Auftraggeber und der Eventagentur vorgegebenen Meilensteine (Erstellung von Bauzeitenplänen, Produktionsplänen, Montageplänen, etc.) Mitwirkung an den Aufplanungen des Veranstaltungsgeländes/ -flächen sowie aller Ausstellerstände. Zusammenarbeit mit dem Aussteller-Serviceteam des Dienstleisters für Messebau im Vorfeld und während der Veranstaltung. Bereitstellung durchgängiger Projektansprechpartner für die gesamte Projektlaufzeit inkl. Vorbereitungsphase (ab November 2021) Abstimmung der technischen Anforderungen und Timings innerhalb der Gewerke Teilnahme an regelmäßigen Gewerkemeetings ab November 2021 in Hannover Umsetzung aller Veranstaltungstechnik bezogenen Arbeiten im Innenraum (ca. 50.000 qm in 4 Hallen) sowie auf dem Außengelände (Produktion, Aufund Abbau, etc.) Hierzu gehören u.a. - Beleuchtungskonzept inkl. Rigging - Stromversorgung - Medientechnik für Aussteller und auf dem Veranstaltungsgelände - Bühnentechnik - Beschallung/Tontechnik Bereitstellung von Personal für den Informationscounter (Servicedesk Technik) insbesondere während der Aufbauphase Unterstützung der Aussteller während des Auf- und Abbaus Eine detaillierte Aufgabenbeschreibung ist dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen. d3) Ort der Leistung Die IdeenExpo 2022 findet auf dem Messegelände in Hannover und der angrenzenden EXPO-Plaza statt. Seite 4 von 9 Die regelmäßigen Gewerkemeetings und Ausstellerbetreuerrunden ab November 2021, sowie möglicherweise weitere Termine zur Abstimmung im Vorfeld finden im Großraum Hannover statt. Die Teilnahme wird vom Auftragnehmer vorausgesetzt. e) Aufteilung in Lose: nein. ja, Möglichkeit, Angebote einzureichen für ein Los, mehrere Lose, alle Lose. f) Zulassung von Nebenangeboten: nein. ja. g) Ausführungsfrist: Die Leistung ist ca. vom 01.11.2021 bis ca. zum 31.10.2022 (Vorbereitung Veranstaltung Nachbereitung/Abrechnung) zu erbringen. Die Veranstaltung IdeenExpo 2022 findet vom 02. 10. Juli 2022 statt. Entsprechende Auf- und Abbauzeiträume kommen hinzu. h) -. i) Bindefrist: Bindefrist: 30.11.2021, 24:00 Uhr. j) Geforderte Sicherheitsleistungen: gemäß Vergabeunterlagen k) Wesentliche Zahlungsbedingungen: gemäß Vergabeunterlagen l) Zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers verlangte Unterlagen: l1) Zuverlässigkeit Die Prüfung der Zuverlässigkeit erfolgt anhand folgender Unterlagen, die mit Angebotseinreichung vorzulegen sind: Formblatt: Erklärung entsprechend 123,124 GWB Formblatt: Erklärung zu 4 Abs. 1 NTVergG Soweit die Rechtsform des Unternehmens dies ermöglicht: unbeglaubigter Auszug aus dem Handelsregister, nicht älter als 12 Monate Nachweis über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft l2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Der Bewerber muss durch Unterschrift auf beiliegenden Vordrucken (Eigenerklärung zur Eignung, siehe Anlagen 4 und 5) erklären, dass er eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindest-Deckungssummen abgeschlossen hat oder im Fall der Auftragserteilung die Bereitschaft besteht, eine entsprechende Versicherung abzuschließen: Personenschäden und Sachschäden 10 Mio. EUR, allgemeine Vermögensschäden 5 Mio. EUR. Weiter ist zu erklären, dass die Haftungssumme für mindestens zwei Schadensfälle pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen wird, Seite 5 von 9 er die Tariftreue- und Mindestentgeltregelungen des Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetzes NTVergG in der derzeit gültigen Fassung beachtet. Die Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung im Sinne des 4 des o. a. Gesetzes muss, sofern der Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert wird, vorgelegt werden. Umsätze: Geben Sie jeweils für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre den Gesamtjahresumsatz Ihres Unternehmens an! l3) Leistungsfähigkeit l3.1) Selbstdarstellung des Unternehmens mit Information über: Name, Rechtsform, Sitz und Gründungsjahr des Unternehmens Kurzportrait des Unternehmens (Geschäftsfelder, Leistungsportfolio) Mitarbeiterzahl (feste und freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) und fachliche Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Führungspositionen im Unternehmen. Niederlassungen l3.2) Referenzen Bitte beschreiben Sie Ihre besondere Erfahrung auf dem Gebiet der zu erbringenden Leistung durch eine Darstellung der im Wesentlichen in den vergangenen fünf Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe der Leistungszeit der Projektgröße und Projektvolumen sowie des direkten Auftraggebers. m) -. n) Zuschlagskriterien: gemäß Vergabeunterlagen Seite 6 von 9 Weitere Hinweise: Zeitplanung Die derzeitige Zeitplanung sieht folgende Termine vor: Abgabe der Angebote bis Freitag, 06.10.2021, 12:00 Uhr Angebotspräsentation voraussichtlich in KW 43; Hinweis: es werden maximal fünf geeignete Bieter zur Angebotspräsentation eingeladen. Die Auswahl erfolgt anhand der in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Bewertungskriterien. Auftragsvergabe / Vertragsschließung voraussichtlich in KW 46 1. Gewerkemeeting voraussichtlich in der KW 47 Geländebesichtigung Das vom Veranstalter angemietete Veranstaltungsgelände kann von den Bietern am 03. September 2021 besichtigt werden. Bei Interesse wird um Anmeldung bis zum 31. August 2021 unter ideenexpo@eventit.ag gebeten. Zusammenarbeit Die Bieter müssen deutschsprachige Ansprechpartner haben. Die zeitliche und räumliche Verfügbarkeit für den regelmäßigen und direkten Dialog mit dem Auftraggeber und den weiteren beteiligten Agenturen und Gewerken ist unabdingbare Voraussetzung. Eine kurzfristige und flexible Terminvereinbarung muss realisierbar sein. Bietergemeinschaft Bietergemeinschaften sind zugelassen. Angebote von Bietergemeinschaften werden nur berücksichtigt, wenn dem Antrag folgende Angaben beigefügt sind: a) ein Verzeichnis der Bietergemeinschaftsmitglieder mit Angaben des bevollmächtigten Vertreters, b) eine von allen Bietergemeinschaftsmitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter die im Verzeichnis aufgeführten Bietergemeinschaftsmitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und insbesondere berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung für jedes Mitglied Zahlungen anzunehmen. c) Alle Eignungsnachweise für den Nachweis der Zuverlässigkeit für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft. Im Falle von Bietergemeinschaften haftet jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber als Gesamtschuldner. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass Mitglieder einer Bewerber-/ Bietergemeinschaft nicht in anderen Bietergemeinschaften und auch nicht als Unterauftragnehmer anbieten dürfen. Hingegen ist es grundsätzlich zulässig, wenn ein Unterauftragnehmer für mehrere Bewerber bzw. Bieter zur Verfügung steht. Unterauftragnehmer Soweit der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen ist, sollten diese und der zu erbringende Leistungsumfang mit Angebotsabgabe benannt werden Seite 7 von 9 Die wesentlichen Zahlen, Daten und Fakten zur IdeenExpo 2019, die vom 15. bis 23. Juni 2019 stattgefunden hat, lauten: Öffnungszeiten: täglich 09:00 18:00 Uhr Rund 395.000 Besucherinnen und Besucher Die tägliche Besucherzahl variierte zwischen 30.000 und 60.000 Besucherstruktur: Rund 265.000 Schülerinnen und Schüler aus dem gesamten Bundesgebiet, über 20.000 Studierende aus zahlreichen Hochschulstädten, 102.000 Eltern sowie 8.000 Lehrkräfte haben die IdeenExpo besucht. Von Montag Freitag erfolgte der Besuch der Schülerinnen und Schüler überwiegend geschlossen im Klassenverband (gemeinsam mit ihren Lehrkräften); an den Wochenenden (Familientage) individuelle Besuche, häufig begleitet von den Eltern oder Erwachsenen aus dem privaten Umfeld. Veranstaltungsgelände/-flächen: Die Veranstaltungsfläche umfasste 110.000 qm auf dem Messegelände in Hannover und der unmittelbar angrenzenden Expo-Plaza. Für das Event wurden konkret genutzt: Halle 6 (Teilbereich), 7, 8 und 9, das Convention Center (CC), der Platz und das Haus der Nationen sowie die EXPO-Plaza. Erstmals wurde ein Teilbereich der Halle 6 (ca. 9.000 qm) als Veranstaltungsfläche für den Themenbereich MobilitätsArena und für die RoboCup Junior Euro (siehe unten) genutzt. Bühnen und Showfläche: o Außenbereich: ShowBühne (Gesamtfläche des Bühnenbereichs: ca. 1.400 qm, inkl. Backstage und Infrastruktur), o Halle 6: Kleine Bühne im Bereich des RoboCups, Showfläche mit Sitzpodest im Bereich Mobilitätsarena o Halle 7: Bühne mit ca. 100 Sitzplätzen, 150 qm Bühnenfläche o Halle 9: Bühne im ClubZukunft, ca. 70 Sitzplätze, 24 qm Bühnenfläche Das Bühnenprogramm wurde gesondert vergeben. Aussteller: 270 Aussteller waren mit rund 670 Mitmachexponaten und mehr als 730 Workshops vor Ort. Die Aussteller ließen sich in die folgende Ausstellerstruktur unterteilen: o Wirtschaftsunternehmen: 35 % o Hochschulen und wissenschaftliche Einrichtungen: 20 % o Schulen: 10 % o (Wirtschafts-)Verbände: 15 % o Bundes- und Landeseinrichtungen: 10 % o Sonstige: 10 % In der Aussteller-Übersicht unter www.ideenexpo.de sind die Aussteller und deren Exponate / Beiträge im Einzelnen aufgelistet. Der weit überwiegende Teil dieser Aussteller hat bereits sein Interesse an einer erneuten Teilnahme an der IdeenExpo 2021 bekundet. Stände der Aussteller waren unterschiedlich groß in einer Bandbreite von 25qm bis zu 1600qm (mit jeweils 1 bis zu 35 Exponat/en). Seite 8 von 9 Der Mitmachbereich (Veranstaltungsfläche, Flächen für die Aussteller) war in folgende Themenbereiche gegliedert: o AgriFoodPark o DigitaleWelten o EnergieFeld o LebensRaum o LifeScienceArea o MediaLab o KlimaZone o MobilitätsMeile o ProduktionsKosmos o MobilitätsArena o Mission:Moon o Sonderfläche RoboCup Junior Euro 2019 (21.-23.6.2019) ClubZukunft Der ClubZukunft (eingetragene Marke) bot Informationen über Ausbildungsberufe und akademische Bildungswege. Neben rund 20 weiteren Ausstellern präsentierte sich auf dieser Sonderfläche die Bundesagentur für Arbeit als Premiumpartner des ClubZukunfts auf über 266 qm mit einem eigenen Standbau. Neben der Ausstellungsfläche zählten zum ClubZukunft (Gesamtgröße: ca. 1.500 qm): o Bühne mit 70 Sitzplätzen, Gesamtfläche des Bühnenbereichs: 24 qm; moderiertes Vortragsprogramm o Zentraler Info-Counter o ClubRaum für den Empfang/die Information von geführten Schülergruppen mit rund 75 qm o GirlsMintCamp mit speziellen Angeboten für Mädchen RoboCup Junior Euro 2019 Erstmalig wurde auf der IdeenExpo die Europameisterschaft der Robotik vom 21.-23. Juni 2019 ausgetragen. 500 Schülerinnen und Schüler aus Europa traten gegeneinander an mit ihren selbst gebauten und programmierten Robotern. Titel wurden in drei Ligen Soccer (Fußball), Rescue (simulierte Rettungseinsätze) und On Stage (Präsentation einer Bühnenshow) vergeben. Planung, Koordinierung und regelkonforme Durchführung der RoboCup Junior Europameisterschaft erfolgten durch einen gesondert beauftragten Dienstleister. Weitere Programmelemente des Events Folgende Module waren integraler Bestandteil des Events (für unterschiedliche Zielgruppen): o über 730 Workshops im CC (für Schülerinnen und Schüler der Klassen 7 - 13 = Kernzielgruppe) o KinderUnis im CC (für Schülerinnen und Schüler der Klassen 5 und 6) o Science Slam-Finale (studentisches Vortragsformat) im CC o Eine tägliche Wissenschaftsshow auf der Außenbühne mit prominenter Moderation, insbesondere mit Ranga Yogeshwar o Konzerte mit Top Acts an drei Abenden jeweils auf der Außenbühne o Spezielle Formate / Angebote an den Familienwochenenden Es waren ca. 70 Scouts im Einsatz, die gezielt durch die Veranstaltung geführt haben (vorrangig Montag Freitag). Seite 9 von 9 Sonderveranstaltungen (Ort, Zeitpunkt, Größe): o Eröffnungsveranstaltung (BühneSieben in der Halle 7, 15.06.2019 um 15:00 Uhr, rund 800 Personen) o Abschlussevent (BühneSieben in der Halle 7, 23.06.2019 um 17:00 Uhr) o Bergfest für Aussteller und Crew (Halle 6 Bereich MobiltätsArena, 19.06.2019 um 18:00 Uhr, 1.500 Personen) o Sponsorenauftaktveranstaltung (Schloss Herrenhausen, 14.11.2018 um 19:00 Uhr, ca. 225 Personen) o Parlamentarischer Abend (Altes Rathaus Hannover, Festsaal, 28.02.2019 um 19:30 Uhr, ca. 200 Personen) Spezielle Veranstaltungs-/Funktionsbereiche: Dazu zählten im Wesentlichen o Eingang Ost 3: zentrale Akkreditierung für Lehrer/Schulklassen (bis zu 700 Lehrkräfte nehmen täglich die Anmeldung vor; bis zu 20.000 Schülerinnen / Schüler im Zeitfenster: 08:30 10:30 Uhr, montags bis freitags) o Eingang Süd 1: zentrale Akkreditierung überwiegend für Lehrer/Schulklassen, die mit Bussen oder mit der Bahn (Messe-Bahnhof Laatzen) anreisen (insgesamt etwa 1000 Reisebusse Mo-Fr) o Konrad-Zuse-Park/Platz der Ideen: Cateringstationen und Sitzgelegenheiten für Besucherinnen und Besucher, altersgerechte gastronomische Angebote o Info-Points für Besucherinnen und Besucher in den Eingangsbereichen der Hallen 6, 7 und 9 o Ruhezonen o Presse- und Lehrerlounge o VIP-Bereich (im Haus der Nationen) Nicht-öffentliche Bereiche: o Crew- und Ausstellercatering (bis zu 3.500 Personen pro Tag) o Ausstellerakkreditierung und Info-Point für Aussteller (in Auf- und Abbauphase und während der Veranstaltung, Betrieb ca. 4 Wochen) o Techniksupport-Bereich o Lager für Veranstalter und Aussteller o Sicherheit, Sanitätsbereich und Logistik o Büroräume für Veranstalter, Dienstleister, Aussteller o Backstage-Bereiche Bühnen Security Gemeinsam mit den Sicherheits- und Genehmigungsbehörden hat die IdeenExpo GmbH ein umfangreiches Sicherheitskonzept für die Veranstaltung erstellt. Besondere Maßnahmen waren: o Personen- und Taschenkontrollen (Schleusen) u.a. mit Handscannern o Exponale Tor Security-Check o Personenkontrollen und Aufbewahrung sog. Asservate (Verbotene Gegenstände) o Videoüberwachung Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/IdeenExpo-GmbH/2021/08/4114625.html Data Acquisition via: p8000000 -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de